大量の図面をデータ化する時の注意点を解説｜料金表付き（東京エリア）

大量の図面が事務所にあると、場所を取りますし、管理が面倒ですよね。

ですが、A1やA0サイズといった大きな図面は、普通のスキャナーでは読み取れず外注を検討されているのではないでしょうか。

そこで今回は、大量の図面をデータ化することを検討されている方に向けた注意点を解説していきたいと思います。

外注先の選び方や目安となる費用も解説していますのでぜひ最後までお付き合いください。

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図面をデータ化したとしても、実はそのデータは万能ではありません。

まずは、しっかりと図面をデータ化することのメリット・デメリットを理解された上で取り組むことが大切です。

以下の通り、図面のデータ化にはメリットとデメリットがあります。

メリット
①コピー、複製が簡単にできる
②メールなどで共有がしやすい
③PC管理で検索しやすい
④保管場所が要らなくなる

デメリット
①記録メディアは劣化する
②ウイルスによる流出の可能性がある

図面のデータ化を検討されている方の多くは、メリットに目が行きがちですが、デメリットは大きくこの２つです。

｜記録メディアの経年劣化を防ぐには？

まず、１つ目は、図面データを記録したメディア（CD-Rなど）は時間経過とともに劣化していきます。

状態が良ければ20年以上は大丈夫と言われていますが、保管状態によっては10年程度で閲覧が出来なくなることもあります。

つまり、データ化した後の記録メディアを良い状態で保管をしておく必要がありますがご安心下さい。

データが劣化するのではなく、CD-Rなどの物質が劣化するだけですので、簡単に対策が立てられます。

対策その１：劣化が始まったら新しいメディアに移行する

劣化が始まるのが10年目くらいからと言われています。

そのため、定期的に新しく購入したメディアにバックアップを取り直すという作業をすれば問題ありません。

それも１年おきというスピード感は不要で、心配な方は数年置きでされるでしょうが、５年から１０年スパンで行えばよいかと思います。

対策その２：劣化しにくい次世代メディアを使う

年々、技術の進歩により経年劣化が起きにくいメディアが開発されています。

例えば、DVD-ROMやCD-ROMなどは、数ある記録メディアの中でも長寿命で、その耐用年数は30～100年と言われています。

ここまでくれば、そもそもメディアの劣化を心配する必要がなくなるでしょう。

対策その３：高温多湿・直射日光・急激な温度変化に気をつける

劣化原因の多くは、メディアの損傷、カビによる腐食、温度・湿度によるデータ変化の３つです。

そのため、見出しの通り、高温多湿と直射日光、急激な温度変化が起こらない環境で保管をするのがよいでしょう。

これらの対策を行えば、記録メディアの劣化を心配することは殆ど無くなります。

では次に、ウイルスによる流出対策はどうすればいいのでしょうか。

｜ウイルスによる情報流出を防ぐには？

PCでデータを保管する場合は、必ずウイルスによる情報流出の対策が必要です。

基本的に、コンピューターウイルスとは、毎日新しいウイルスが作り出されており、どんなセキュリティも100％安全ではありません。

新しく生み出されたウイルスは、古いセキュリティを突破してしますからです。

とはいえ、安全性を高めるおすすめの方法もありますので、ここからは簡単なウイルス対策を解説します。

対策その１：ウイルスソフトを入れる

図面のデータはその多くが企業秘密にあたる、非常に気密性の高いデータだと思います。

そのデータを扱う・管理するPCにウイルス対策ソフトが入っていないというのはあってはならないことだと思います。

まずは、基本的なこととして、なるべく信用度の高いウイルス対策ソフトを入れるようにして下さい。

その際には、なるべく、法人向けのウイルス対策ソフトを使うようにしましょう。

個人向けと違うのは、１つの管理用PCで他の社員のPCも管理できるという点です。

業務上、データ化された図面は社員のPCの中に点在してしまうと思いますので、これを気に法人向けのセキュリティソフトの導入を検討されるのが良いと思います。

対策その２：ウイルス対策ソフトの更新を行う

ウイルス対策ソフトは、毎日生み出されるコンピューターウイルスを見つけ、ウイルスを見つけやすくするための機能の更新を行っています。

ですが、PC上に突然ポップアップで「更新して下さい！」と出ても、忙しい仕事中など後回しにしてしまいそのままになってしまうこともあるでしょう。

定期的に、ソフトの更新を行わないと、それまで無かったウイルスがPCに侵入してくることがありえます。

まずはこういった基本的なことを行うように心がけて下さい。

ここまで、デメリットを説明してきましたが、多くの方はこれらをご理解された上で、図面をデータ化されたいと思います。

ここからは、データ化をする上で注意が必要な図面について解説したいと思います。

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１枚１枚バラで管理されている場合、データ化する際のスキャンはとても簡単です。

ですが、文字や線が読み取りにくい手書き図面は解像度を上げてスキャンをしないと、データ化した後に見てみたら読み取りにくくて使い物にならないといったことが発生します。

この様に、図面のタイプによっては、特に注意が必要なことがありますので、以下にその解説を入れました。

外注先の選定にも役立ちますので、ぜひご覧ください。

｜古い図面のデータ化は要注意！専用機材がある外注先を選びましょう

古い図面は、そもそも劣化しているケースが多く、フィード型スキャナーと呼ばれるFAXのような図面を巻き込んでデータ化するスキャナーは危険です。

スキャン時の摩擦が強く、原本の紙図面を痛めてしまうからです。

そのため、古い図面のデータ化の際にはオーバーヘッド型と呼ばれる、上から撮影するタイプの機材を使います。

しかし、こういった機材は価格が高く、スキャン代行業者の中には機材を所有していないところもあると思います。

外注する場合は、図面をデータ化するための最適な機材を所有しているかどうかを発注先に確認すると良いでしょう。

｜製本図面のデータ化はビス留めを外せる外注先を選びましょう

製本図面は、ページとページの間にあるのど奥まで図面が引かれているため、データ化する際は一度製本をバラす作業が必要になります。

ドライバーでビスを外すことが出来れば問題はないのですが、ビスが腐食している場合や、釘ビスの場合は普通にはバラすことができません。

また、バラすことが出来たとしても、再製本することは更に難しいため専門業者さんに依頼をすることになります。

弊社、雲紙舎でも解体や再製本といった作業は、専門業者さん（弊社の場合、港区芝浦にある竹渕製本所さん）にお願いしています。

こうした製本図面への対応力のあるスキャン代行会社は、実は意外と少ないケースも多いため、発注先選びの参考にして頂ければと思います。

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図面は、製造物責任（PL）法や建築業法などで、一定期間の保管が義務付けられていると思います。

そのため、データ化した後の原本については、すぐに廃棄することが出来ないものもあるでしょう。

そういった原本の紙図面は、これまでと同様の保管場所を使うか、スペースが手狭になってきたのであれば、外部の保管場所を借りることも検討されると良いのではないでしょうか。

保管期間が過ぎているものに関しましては、融解処理がおすすめです。

クリップなどがついている状態でも、箱に詰めていただくだけで処理が可能です。

また、箱を開けること無く処理をするため、情報漏えいも起きる心配がありません。

弊社雲紙舎でも、原本の融解処理を行っておりますので、ぜひ一度お問い合わせ頂きご質問頂ければと思います。

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図面データ化に掛かる費用を解説致します。

ただし、ボリュームディスカウントや、品質・納期などのご要望がある場合は、まずはお問い合わせ下さい。

それでは、A1サイズの図面１枚あたりの単価は以下の通り（東京エリアのみ）です。

関東エリア（千葉、埼玉、神奈川など）の一覧も作成しておりますので、気になる方は「価格付きＡ１サイズ対応のスキャン代行業者の一覧表【関東版】」も合わせてご覧ください。

そしてもし、弊社が気になって頂けましたら、ぜひ一度お問い合わせ下さいませ。

いかがだったでしょうか。

今回は、大量の図面をデータ化したいと考えている方に向けて、データ化のメリットデメリット、図面タイプ別の注意点、データ化後の原本の扱い、外注する場合の価格について解説しました。

ぜひ参考にして、頂きご興味頂けましたら弊社のサービスページもご覧いただけますと幸いです。

雲紙舎のスキャンサービスの特徴

• ■大判図面・契約書・業務資料・社内報、社史・会誌などあらゆる文書を電子化
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雲紙舎は、スキャニングサービスから始まった東京都の台東区の会社です（浅草橋駅・蔵前駅・新御徒町駅から徒歩7分）。

A1サイズまで読み取り可能な業務用スキャナーを所有し、文書情報管理士1級の取得者、印刷会社勤務経験者が中心となって、関東の法人企業を中心にスキャニングサービスを提供してまいりました。

本格的なデータ化をご検討の発注企業担当者の方にとって雲紙舎がピンときましたら、ぜひ一度電子化のご相談をいただければと思います。

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