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大判図面のスキャンを代行会社に頼んだらどうなるの?サービス内容を解説

 

建築業界や製造業者などで多く使用される図面ですが、図面の形状はさまざまです。

一枚一枚シート状になった図面や、観音製本になって折り目がついている場合もあります。

 

そういった場合、観音製本をバラしたり図面の折り目を直したりする作業をする必要があり自社でスキャンすることは難しいでしょう。

そこでこの記事では、大判図面のスキャンの方法とスキャン代行会社のサービス内容について解説しています。

 

この記事をご覧いただくと、代行会社に頼んだ場合のサービス内容が詳しく理解して頂けると思います。

大判図面のスキャンを考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。


執筆者:長屋 好則
株式会社 雲紙舎 代表

2010年よりスキャン専門サービスを立ち上げ、2013年に法人化し雲紙舎の代表を務めている。設計事務所や国立図書館、大学の研究資料など過去2000件以上のスキャン実績がある電子化のプロフェッショナル。

大判サイズの図面をスキャンする方法は、大きく分けて3つの方法があります。

自社で対応できる場合もあれば、スキャン代行会社へ依頼した方が良い場合など条件によって変わります。

まずは、どちらの方法が適しているかを確認していきましょう。

 

自社でスキャンする場合

自社で大判サイズの図面をスキャンする場合に必要なものは知識と専用機材です。

  • 図面のサイズに適したスキャン機材であるかどうか
  • 製本化されている図面でも対応できるスキャン機材かどうか

大判サイズの図面をスキャンするときはこういった専用機材の知識も大切です。

上記の条件が揃っている場合は、自社でスキャンすることも可能です。

 

もしこれから機材を揃えたいという方は、下記の記事をご覧ください。

自社でスキャンを行う際の方法を解説しております。

A2サイズをスキャンする方法は4つ|掛かる費用順に解説を読む

 

図面スキャン代行会社に依頼する場合

「大判サイズの図面をスキャンしたいが専用機材がない」というのが多くの企業さんでも多いのではないかと思います。

そういった場合に、図面スキャン代行会社に委託するという方法があります。

 

委託する場合は、専門知識などは必要なく、代行会社とのやりとりだけで済みます。

  • 図面のサイズはどのくらいか
  • 図面の解像度はどのくらいか
  • データベース化するのか
  • カラー・モノクロか

など自社の要望を聞いてくれますので、希望に沿った条件でスキャンをしてくれる代行会社を見つけることが大切です。

 

印刷会社に依頼をする場合

中には取引先である印刷会社さんへと依頼をされる方もいらっしゃるでしょう。

ですが、ほとんどの印刷会社は図面スキャンに対応していません。

 

そのため、印刷会社に図面スキャンの相談・依頼をすると、再委託でスキャンの代行会社に依頼がくるようになっています。

 

最終的に、スキャン代行会社に依頼が来ることを考えると、代行会社に直接依頼された方が、費用がかからず良いでしょう。

代行会社に頼むと、知識を持った担当者がいるため、こちらの要望を伝えるだけで細やかな対応もでき、高品質なスキャン化をすることが可能となるでしょう。

 

印刷会社を間に挟んで依頼をするとその分仲介料が発生するのと品質の担保がしにくいことが悩みどころです。

とはいえ、代行会社を選ぶ方法が分からない方もいらしゃると思うので、以下その選び方について解説していきます。

 

大判図面のスキャン代行会社の選び方

図面やデータは企業秘密の情報であり重要なものです。

例えば、「品質が担保出来る代行会社かどうか」「情報セキュリティの体制が整っているかどうか」は代行会社を選ぶ際に重要です。

このように、スキャン代行会社へ依頼することを決めた際、確認しておきたい最低限のポイントを3つご紹介します。

 

その1:スキャンしたい図面のサイズに対応した機材を所有しているか

大判サイズの図面に対応できる専用機材はとても高価なものが多いため、スキャン代行会社の中には、大判図面には対応していないところもあります。

その場合また別の会社へと再委託をしていると思われます。

 

それでは直接依頼している意味がないので、その代行会社が所有しているスキャナー機材が大判図面に対応しているか確認しておきましょう。

もし可能であれば機種名を聞き、Googleなどで「どういう特徴の機材なのか?」を調べても良いと思います。

 

その2:セキュリティや図面スキャンの品質管理が徹底されているか

図面やデータは企業秘密となっており、とても重要なものです。

契約をする際は、その機密情報が保持される仕組みになっているかどうかなど代行会社のセキュリティ面もしっかりと確認しておきましょう。

 

セキュリティ面と商品の品質管理は、国際認証規格として資格化されています。

例えば、以下のような3つの規格は、セキュリティと品質が担保されていることを証明しています。

認証規格 内容
プライバシーマーク(Pマーク) 事業者の個人情報の取扱いが適切であるかを評価する規格。
主に個人情報を扱う。
ISO27001 情報セキュリティマネジメントシステムを構築、運用するための規格。
主に企業秘密全般を扱う。
ISO9001 組織が品質マネジメントシステムを構築していることを
証明する認証規格。

こうした規格を取得するには費用が掛かるため、これらの規格の有無は代行会社としての取り組む姿勢として現れると思います。

できるだけ、セキュリティ面と品質面の体制が整っているかを確認しておくようにしましょう。

 

その3:経験のある担当者が対応しているかを確認する

さまざまなスキャン代行会社を見ていくと、料金に差があります。

代行会社の多くは、アルバイトやパートを採用し低価格化を実現しています。

 

そのため、彼らをまとめ上げる担当者やディレクターの知識・経験が商品品質や納期にも大きく関わります。

依頼をする際には、

  • 担当者が「文書情報管理士」などの資格を持っているか
  • 似たようなケースに対応した経験を持っているか

などを確認しておくと良いでしょう。

「文書情報管理士」とは、官公庁案件の入札などでは必ず求められる必須要件の一つで紙の電子化を行う際の最低限の知識があることを証明する資格になります。

 

スキャン代行は、その道の人でないと分かりにくい領域だからこそ、こうした資格や規格を持ち体制や組織づくりをしていることを示しているのは、取引上の信頼において大切なことだと私は思います。

代行会社に何度も依頼をすることは無いと思いますので、依頼する際はできるだけ信頼のおける会社を選ぶのが良いのではないでしょうか。

 

大判サイズのスキャンのサービス内容に違いはあるの?

スキャンのサービス内容は、各社によって少しずつ異なります。

自社の要望に合ったスキャン代行会社を選ぶようにしましょう。

 

データ化する図面の解像度

スキャンした図面や絵画などをデータ化して保存する場合、解像度というものが重要になってきます。

スキャン代行会社によってデータ化できる解像度が一律であったり複数用意されていたりします。

データ閲覧目的であれば、300dpiほどで十分なことが多いですが、二次利用や長期保存をする場合は400dpi、600dpiが好ましいこともあります。

 

そのためスキャンする際の条件に合わせて解像度を選べる会社を選択するようにしましょう。

 

データのファイル形式を選択できる

スキャンした図面をどのようなファイル形式にするかを選択することができます。

JPEGやPNGなどの画像ファイルや、PDFなどの書類形式などを指定することができたりすることが多いです。

 

決められたファイル形式に変換するのは無料でも、一部のファイル形式に変換するのには追加料金がかかってくることがあります。

雲紙舎では、PDF形式・JPEG形式・TIFF形式での対応が可能となっており、国会図書館デジタルコレクションの案件では、JPEG2000形式でも対応しております。

 

図面スキャンにかかる納期日数

納期は図面スキャンの量、保管状態によって変化してきます。

自社で図面スキャンをしようとすると図面200枚程度で1日5時間の作業を続けても1ヶ月半ほど時間がかかります。

 

それをスキャン代行会社に依頼をすると、1〜2週間ほどの納期となり、スムーズに作業を終わらせることができます。

特に大判サイズの図面は、自社でやろうとすると機材集めからする必要もあり、さらに時間がかかるためスキャン代行会社へ依頼するのがおすすめです。

 

大判サイズのスキャンにかかる金額・費用の差は?

大判サイズの図面スキャンにかかる金額・費用は、各代行会社やスキャンの条件によって変わってきます。

 

保存状態による違い

観音製本と呼ばれるで保存されている場合、そのままスキャンを行えないので製本をバラし1枚1枚シート状にしてスキャンを行います。

この場合、その分工数がかかりますので費用も高くなることが多いでしょう。

 

また、例えば折り目が目立つ場合はスキャン後にノイズが入ってしまうため、アイロンで折り目を見えなくする作業も行います。

その場合も、費用が発生します。

 

1枚1枚バラバラのシート状で保存されている場合は、最も費用を抑えて電子化スキャンをすることが出来ますので、現状の保存状態によって費用が変わるとご認識頂くとよいかと思います。

雲紙舎に委託した場合の金額は以下のとおりですので、是非ご参考にまで。

雲紙舎のスキャンサービス詳細ページ

 

データの解像度による違い

大きく料金が変わる部分として「データの解像度」が挙げられます。

解像度が上がれば上がるほど、それに比例して金額も上がります。

例えば、単純な閲覧目的であれば300dpiでほとんど通用するかと思います。

 

一方、アーカイブ化し二次利用や長期保存、編集・加工などを行う場合は、400dpiか600dpiが望ましいでしょう。

スキャンしたデータの利用方法を考えた上で、解像度を決めるようにしましょう。

 

オプション・ファイル化による違い

その他で料金がかかる部分は、オプションによる追加料金です。

ファイル名を追記したり原本にホチキスが付いている場合の取り外し作業、図面原本にアイロンがけをする必要がある場合などに追加料金がかかります。

その部分も考慮して、依頼料金を検討すると良いでしょう。

 

弊社では私がお話を聞いて、お客様にあった解決策をご提案します。

ご依頼の一つ一つ丁寧にご対応させていただきますので、お気軽にご相談ください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

大判図面をスキャンする場合は自社で行えないこともないですが、専門の知識と専用機材が必要となり、時間とお金がかかります。

また印刷会社に図面スキャンを依頼しても印刷会社を通してスキャン代行会社に依頼が下りてくるため、その分仲介料もかかってしまいます。

 

大判サイズの図面をスキャン・データ化したいときにはやはり、代行会社に直接依頼をして条件や要望を伝えて作成してもらうのがおすすめです。

自社に合った、専門の知識や機材を持った代行会社を選択して利用していきましょう。

雲紙舎では、二次利用の提案力、専門知識が豊富な担当者が多くいます。

お客様の細やかな要望・ご相談に沿った、丁寧なご提案をさせていただきます。

 

雲紙舎ではどんな図面でもデータ化が可能です。

CD/DVDなど各種メディアでお渡し可能で、データ形式もTIFF、JPEG、PDFデータなど貴社に最適な保存形式でご提案しております。

国内有数の大判サイズに対応可能なスキャナーを使い下記のようなご要望にお応えすることが可能です。

■検索項目で、必要な図面を素早く検索したい

■大量の図面をCD/DVDたった1枚にし保管場所の省スペース化を図りたい

■ネットワーク化により情報の共有、遠隔地からのアクセスを可能にしたい

是非一度、サービスページをご覧くださいませ。


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