スキャニングサービス選定で失敗しないための１８の必須知識
スキャニングサービスを探している企業や団体の発注担当者の方は、おそらくスキャニングサービスに詳しい方は少ないのではないでしょうか？
実際、紙のデジタル化の知識や仕様を理解し把握することは簡単なことではありません。
なぜなら、発注すること自体が少なかったりジョブローテーションがあったりと、その知識などを組織や団体で体系的に蓄積していくことが難しいからです。
そこで本稿では、そんな企業や団体の発注担当の方に向けて、スキャニングサービスを利用する際に知っておきたい知識を１８のポイントで解説しました。
これら１８の知識ポイントさえ理解していれば、スキャン業者に相談する際に、
・漏れなく見積もり項目を相談できたり
・スキャン業者との理解の相違が起きるのを防ぐ
ことが出来ます。
スキャニングサービスを初めて利用する際のはじめの一歩として、本記事をお読みいただければ幸いです。
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目次
スキャニングサービスを利用する際に知っておきたい１８の知識
｜知識１：スキャニング予算
スキャニングサービスの利用は、まず予算の確保から始まります。
スキャニングサービスの利用経験があれば、ざっくりとした費用感が分かるのでしょうが、初めて経験する場合は、いくらぐらいの予算確保が必要か皆目見当がつかないですよね。
そんなときは、スキャニング業者に電話で費用感を尋ねてみてはいかがでしょうか。
もしくは、正式に見積もり依頼をしてみるのもよいでしょう。
用途と対象、量をお伝えいただければ、あとは、それに沿った仕様を提案の上、概算見積もりを提示してくれるでしょう。
特に、用途が重要です。
用途によって、スキャン方法から解像度などの仕様の方向性がかたまってくるからです。
また、量も費用感に影響してきます。
一度にすべての量を依頼するのか、五月雨式に依頼をするのかでも費用感が変わってきてます。
予算を考えるときには、ある程度の方向性を固めていく必要があるのです。
｜知識２：スキャニング方法
資料がオートフィーダー可 or オートフィーダー不可で、スキャン方法が変わってきます。
オートフィーダーとは、自動紙送りのことで、１００枚セットしてボタンを押せば、あとはスキャナー機が自動でスキャンをしてくれるスキャナーです。
資料がオートフィーダーに対応できるかどうかというのは、自動でスキャンをする中で紙の破損が起きることがあるためです。
紙の破損が起きてはならない資料ではスキャンが難しいため、自動でスキャンは出来ないためその分工数が掛かり費用も掛かります。
また、オートフィーダーはＡ３サイズまでとなるため、それ以上のサイズには対応できません。
一方で、フラッドベッドスキャナーやフェイスアップスキャナーは、オートフィーダー不可の紙資料に有効です。
フラッドベッドスキャナーは、イメージとしてはコンビニや事務所にある複合機に近いでしょう。
フェイスアップスキャナーは、大半の方にとっては見たことがないスキャナーです。
上からスキャンするタイプであり、原稿をガラスによって抑えられ、Ａ１サイズまで対応可能な機種もあります。
スキャンの対象が何かでスキャン方法が変わってきます。
スキャン方法の違いは、スキャン単価の違いとなりますので、予算に大きく影響してきます。
｜知識３：納期
納期は、出来る限り急いでデータ化したい場合と、それほど急いでいない場合に分かれてきます。
急いでデータ化したい場合とは、どんな時でしょうか。
よくあるケースが、年度末までに納品が必要な場合です。
予算を消化するために、紙資料をスキャニングサービスの利用によってデータ化したいという動機は、１２月ごろから見られるようになります。
年末から１月にかけて発注があり、３月中旬までに納品するというスケジュールなどで、とくに官公庁ではこういった動きが顕著です。
ではそれほど急いでいない場合とは、どんな時でしょうか。
それは年間予算のなかで、今期は電子化に投資をすることが決まっている場合です。
１２月から３月にかけて、来期の予算が確定し、４月から電子化を進めていくケースなど、すでに計画があり、年度末まで時間があるため比較的納期に余裕があります。
発注担当者の皆様は、年間計画で考えていくべき案件なのか、それとも予算消化でいくべき案件なのか、量や予算の金額によって判断していくことになります。
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｜知識４：解像度
dpi(ドット・パー・インチ)のことで、1インチあたりのドット数を意味しています。
200dpiは、1インチあたり200個のドットが存在し、300dpiは300個、400dpiは400個、600dpiは600個のドットが含まれています。
1インチあたりのドット数が多くなればなるほど、よりきめ細かく精細に表現が可能になるわけです。
試しに、今お手元のパソコンで、スキャンしたPDFファイルを開き、表示倍率を100%、200%、300%と拡大してみてください。
200dpiと400dpiのPDFファイルで比較すると、200%ぐらいからその差に気づくことが出来るでしょう。解像度が低い方が荒っぽさが目につくようになります。
スキャニング会社に見積り依頼をすると、解像度について聞かれることになります。
解像度が高い方が画像の質が高くなる（スキャンの工数がかかる）ので、スキャン料金が高くなるわけですが、一般的な解像度の目安としては以下を参考にしてみてください。
対象資料ごとの解像度の目安
・業務資料：300dpi
・契約書：300dpi
・図面：300dpi～400dpi
・社内報：300dpi～600dpi
｜知識５：カラーモード
発注担当者の方にとってカラーモードと言えば、印刷の「白黒」と「カラ」ーがとても馴染みやすいかと思います。
スキャニングの「白黒」と「カラー」は、印刷とは異なることを理解してください。
どこが異なるのでしょうか。
印刷の「白黒」は、グレースケールでありグレーの中間色も表現が可能です。
スキャニングの「白黒」は、白黒２値を指しており、グレーの中間色を表現することが出来ません。
また、印刷の「カラー」は、CMYKカラーのことであり、スキャニングの「カラー」は、RGBカラーを指しています。
カラー色の作り方が異なっているため、赤といっても印刷の赤とスキャニングの赤では色が異なってきます。
詳細は、こちらのコラムで解説していますので、お時間のある方はお目通しください。
>>>書類スキャンと書類コピーでは「カラーモード」の呼び方が違う!?
｜知識６：圧縮、圧縮率
圧縮とは、スキャンしたデータの内容はそのままに画像を粗く（軽く）することを意味しています。
まったく圧縮をしないとデータが重く扱いづらいので、大半のスキャナー機器には圧縮を調整するパラメーターが用意されており、元のファイルサイズ（重さ）り５０パーセント程度圧縮がかかるように調整されています。
元のファイルサイズと比較して圧縮後のファイルサイズの重さの比率を圧縮率といいます。
業務資料などはもう少し圧縮を高くして、ファイルを軽くすることをおすすめします。
500枚の書類をRGBカラーでスキャンした場合、デフォルト設定の圧縮率では少し重く感じるでしょう。
閲覧用途が目的であれば、内容がしっかりと視認できれば良いので、視認できる範囲で可能なかぎりファイルを圧縮して軽くしましょう。
一方で社内報や古書などアーカイブを目的としたデータ化の際は、圧縮を一切かけないでスキャンをすることもあります。
例えば、国会図書館デジタルコレクション向けのデータ化では非圧縮でスキャンをおこないます。
｜知識７：OCR処理
OCR処理とは、スキャンした画像ファイルから文字情報をテキストデータへ変換する処理のことです。
スキャンした画像には、テキスト情報は含まれていないので検索をすることが出来ないのです。
OCR処理によってPDFファイルであれば、透明のテキスト文字を画像の上に配置することが可能で、画像を見ながら透明テキストで検索し、必要な情報を探すことが可能です。
OCR処理の詳細は、こちらのコラムで解説していますので、お時間のある方はお目通しください。
また、雲紙舎ではOCRテキスト化サービスを提供しています。４つのプランは以下URLでご案内しています。
｜知識８：白紙ページの扱い
スキャン対象の資料には、片面印刷もあれば、両面印刷もあります。
両面印刷の場合は、白紙ページが発生するので、それを残すのか、残さないのか決めなくてはいけません。
残さない場合は、スキャナー機器側の設定で機械的に削除するのか、人の目で確認して削除をするのかを決める必要があります。機
械的な削除より人の目で削除する方が精度が高く工数がかかります。
｜知識９：正立画像
「正立画像」聞きなれない言葉ですね。
正立とは、文字の方向のことです。読めるようになっているかどうかですね。
表のページで、よく90度寝ているページがありますよね。
こういったページのときに、正立となるように、回転させたページを正立画像と呼びます。
正立画像にする方法は、２通りあります。
まずは、スキャナー機器側の設定で文字方向を検知し正立画像にさせることが可能です。
精度はそれほど高いとは言えませんが、正立画像に工数をかけなくない場合は最適です。
もう一つの方法は、目視でチェックし手動で画像を回転させる方法です。
精度は高くなりますが工数がかかります。
｜知識１０：ウェブ表示最適化
ウェブ表示最適化とは、PDFファイルの表示スピードを高めるアドビアクロバットの機能のことです。
社内のサーバーにPDFファイルを配置し、社内から閲覧をする場合には特に必要はないでしょう。
しかし、ウェブ上にて公開したい場合には、４Gのスマートフォンでの閲覧を想定する必要がありますので、表示速度が少し速くなる最適化処理をおこなうことをおすすめします。
｜知識１１：付箋やクリップ、ホチキスの扱い
業務資料に多い付箋やクリップ、ホチキス類。
これらはスキャン時には、外してスキャンをしますが、量が多かったり現状回復が求められると一気に工数が増えてしまいます。
ちなみに付箋を１つはがすだけで、5円は請求されます。
また、付箋やホチキス、クリップの現状回復が求められる場合は、現状回復費用＠5円に加えて、スキャンを一旦止めて、再度スキャンを動かす時間が、スキャン単価に加算されます。
費用をおさえるには、依頼前にこれらを除去した方が良いでしょう。
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｜知識１２：ディレクトリー構成
スキャンしたデータを格納するディレクトリー構成は、閲覧したいPDFファイルを早く見つけるために非常に重要です。
大分類・中分類の構成如何で、見つけやすさが変わってしまいます。
分類を細かく分け過ぎたり、入れ子の階層が深くなってしまうと、探すのに手間がかかってしまいます。
大分類や中分類でざっくりと分けながら、かつその切り口や名称が利用するスタッフの立場から利用しやすいものになっていると良いでしょう。
｜知識１３：ファイル名
ディレクトリー構成に加えて、ファイル名も重要です。
探しているファイルであることがファイル名から判明するように、一意な名称を付けると良いでしょう。
ファイル名は、具体性が非常に大切です。
｜知識１４：紙文書のファイリング方法
将来、紙の電子化を想定しているのであれば、紙文書のファイリングの方法は電子化の費用を抑えるうえで、もっとも重要と考えてください。
紙のカルテを糊付けでファイリングしてしまうと、スキャンの方法はフラットベッドスキャンかオーバーヘッドスキャンとなり、スキャン単価も高くなります。
オートフィーダーの３倍以上の費用と見て間違いありません。
将来の電子化を見据えた場合、オートフィーダーで単価を抑えてスキャンをしていくことを念頭に、ファイリングを進めていくことが肝要です。
糊付け、ホチキス、付箋、クリップなど、オートフィーダーでのスキャンの障害になるものは、ファイリングの段階から除去していきましょう。
紙文書のスキャンのコストは、ファイリングの仕方で決まっていくのです。
｜知識１５：目録作成
貴重な資料や冊子の電子化をスキャン業者に委託する場合は、目録の作成は欠かせません。
依頼する冊子を把握するためにも、依頼者側が、この目録を作成した方が良いでしょう。
スキャン業者に目録作成をすべて任せてしまうと、紛失があったときに気づくことが出来なくなります。
目録作成もスキャン業者に依頼するのであれば、資料名や頁数など主要な項目は依頼者側で確認して入力をすべきです。
目録作成によって、冊子資料の把握をすると同時に、スキャン業者側によって、実際に目録通りに冊子資料が届いているかを確認することで、依頼者側で作成した目録の精度を上げていくことが可能です。
｜知識１６：入稿方法
２通りあります。
１）宅配便で発送する
２）スキャン業者が集荷をする
です。
量が少ない場合は、１）が良いでしょう。
クロネコヤマトや佐川急便、日本通運を利用するケースが一般的です。
量が多い場合、文書保存箱で20箱以上であれば、２）でも良いでしょう。
1箱あたりの送料を計算し安くなる方を選択するのが合理的です。
また、２）のスキャン業者が集荷する場合、文書保存箱への梱包作業や文書保存箱の用意は、依頼者側でおこなうかスキャン業者側でおこなうのかは見積り時に確認すべきです。
スキャン業者側の場合、その分の費用が加算されます。
｜知識１７：納品方法
６通りあります。
１）CD-R、DVD-R、BD-R
２）USBメモリー
３）ポータブルHDD
４）外付けHDD
５）クラウドサーバー
６）ファイル転送サービス
スキャンデータはデジタルデータのため、目に見えるかたちとして残したい場合は １）が良いでしょう。
量が少ない場合は ２）もありです。
量が多い場合は ３）、４）が最適です。
納品コストを抑えたい場合は、５）や６）になるでしょう。
依頼量や納品データの保管方法、納品コストなどから、納品方法を選択すると良いでしょう。
また、公文書や古書の納品データでは、品質検査を実施する場合もあります。
品質検査は、JISに準拠した品質検査であり、それに対応したメディアドライブが必要となってきます。
DVD-RやBD-Rには長期保存用のものを用意し、メディアを焼くドライブには品質検査も兼ねた専用のドライブが必要となります。
｜知識１８：廃棄処理
廃棄処理の方法も把握しておきましょう。
大きく２つの処理依頼先に分かれます。
量が少ない場合は、
１）クロネコヤマトや大塚商会のメルティボックスなど
量が多い場合は、２）廃棄処理専門業者 となります。
１）の場合、１箱2千円弱で利用可能なのが魅力です。
1箱からの依頼も可能なので、量が少ない場合には最適です。
一方で、量が多い場合は、２）の廃棄処理専門業者への依頼となり、業者の専用車で集荷をしていただきます。
料金体系は、運搬費＋重量であったり、箱であったりしますが、専用車を動かしますので、量が多いほど1箱あたりの単価は安くなります。
また、ファイリングのハードカバーを外して紙だけを段ボール箱に入れる必要があるのかないのかも確認すべきポイントです。
紙だけを箱詰めする必要がある場合、廃棄処理専門業者は紙のみ回収をしますので、ファイリングのハードカバーは別の業者へ回収依頼をすることになります。
ハードカバーから紙を分離する作業は、かなりのハードワークのため、ハードカバーも一緒に回収が可能な廃棄処理専門業者を選ぶと良いでしょう。
ちなみに、『大塚商会のメルティボックス』は、ハードカバーも一緒に回収が可能なサービスです。
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まとめ｜ちゃんとした見積もり依頼や発注作業をしたい方へ
いかがだったでしょうか。
「スキャニングのことがよく分からない」発注担当者の方に、スキャニングサービスへの発注前にぜひ知っておいて欲しいスキャニング知識の１８のポイントを解説してきました。
１８のポイントを理解していれば、不安になることなくスキャニングの見積り依頼や発注作業を担っていくことが出来るでしょう。
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