インターンシップ参加者の個人情報を記載したキャリアシートを電子化。

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特定非営利活動法人エティック

野村学氏

まずは電子化サービスご利用の経緯を教えて頂けますでしょうか。

当社では、1997年から学生向けインターンシップ事業を行なっています。ベンチャー企業を受け入れ先とするもので、すでに2500人以上もの学生が利用するプログラムに成長しています。
インターンシップに参加するにあたり、学生の方には専攻科目、得意分野、将来のキャリア目標などを「キャリアシート」に記入していただいています。

当社が悩んでいるものこそが、この「キャリアシート」の管理方法でした。
現在はパソコンで入力管理を行なっていますが、以前は、紙ベースのキャリアシートに記載してもらい、そのままの状態で保管していました。
冒頭でも述べましたが、インターンシップ事業を開始してからすでに15年以上が経過しています。当時の学生が社会人となり、次の新天地を求めて転職をしようという動きが出てきているのです。そして、当社にも相談が寄せられるようになりました。

このような場合には、やはり以前記入してもらったキャリアシートを事前に確認し、相談者のことを深く知りたいと考えています。
そこで、パソコンでの管理方法に切り換える以前の、紙のキャリアシートをデジタルに変換することで、いつでも簡単に過去の参加者の情報を得られるようにしたい、と考えました。

派遣社員にキャリアシートのスキャンをお願いしたこともありました。しかし、どうしてもスキャン作業自体に慣れていないことや、ほかの仕事もあらかじめ割り振られていますので、割高になりやすい傾向があったのです。
そもそも、繁閑期に応じて、派遣社員のいない時期もあります。そのような時には電子化が進まないという問題もありました。

このような背景があったことから、複製専門の業者にお願いしようと考えるようになったのです。

足で稼いだ情報を電子化することで情報の価値を高める

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株式会社ケルク電子システム

仲峰由氏

スキャン専科を利用された経緯を教えてください。

当社は監視カメラの製造販売をおこなっています。

市場調査や新規顧客の開拓のためには、日本国内のみならず、アジアの展示会へ参加する機会も多くあります。そのため、パンフレット等の紙類が必然的にどんどん溜まってしまうのが悩みでした。キャビネットの大部分を占有してしまうため、何とか整理したいと考えるようになったのです。そこで、思いついたのが書類を電子化することでした。

大量の紙類をPDFへと電子化するにあたり、当初は自社で事務スタッフが空き時間に作業をするという体制を取っていました。
ところが、いくつかの問題が浮かび上がってきたのです。

まずは事務スタッフについての問題点です。裁断機で切るという作業が、事務スタッフにとっては思いのほか重労働だったようです。また、通常業務以外に空き時間を確保することもなかなか難しかったですね。作業効率がどうしても落ちてしまうという問題点が見えてきました。

さらに、仕上がりの品質も問題でした。ひと口にスキャンを行なうと言っても、ある程度のノウハウがなければ、まっすぐきれいに読み取らせるのは難しいですよね。ですから、満足のいく仕上がりにするのは中々できなかったのです。

こういった状況から、なかなか思うように電子化を進めることができず、自社でのスキャンを断念するに至りました。結局のところ、外部に委託した方が電子化をどんどん進められますし、また仕上がりもよりきれいなものにしてもらえるのではと思い、業者への発注を考えるに至ったのです。