設立当初から28年にわたる膨大なパブリシティ資料をPDF化。オフィススペースの節約と検索性の向上を実現
NPO法人 ETIC.（エティック） 経営管理部 野村 学さん（左）
NPO法人 ETIC.（エティック） ソーシャルイノベーション事業部 経営管理部 広報担当 石塚真保さん（右）
変革の現場に挑む機会を通して、アントレプレナーシップ（起業家精神）溢れる人材を育んできたNPO法人 ETIC.（エティック）。これまで育ててきた起業家の数は1,600人以上に上ります。
2004年からは地域プロデューサーたちの協働・相互支援プラットフォームである「チャレンジ・コミュニティ・プロジェクト」という地域支援事業をスタートしているほか、2011年3月11日に発生した東日本大震災に対しては「右腕派遣プログラム」を中心とした復興リーダー支援活動を10年間行ってきました。
起業家育成支援としてスタートした ETIC.ですが、近年では様々な社会課題に取り組むNPO法人として事業展開を行っています。
同法人は1993年の設立以来、様々なパブリシティ活動を行ってきており、掲載誌・紙、広報資料の大半が紙の状態で保存されていました。しかし活動期間が30年近くに及ぶようになり、それらの紙資料が膨大となって検索性も悪くなっていたことに課題を感じていたといいます。
そこで、紙資料をPDF化することで、長年の活動内容を記録した貴重な紙資料のデータ化を実現。保管スペースの圧縮と資料検索性の向上を実現しました。
今回は、同法人 経営管理部の野村さんと、ソーシャルイノベーション事業部 事務局／経営管理部 広報担当の石塚さんに紙のパブリシティ資料PDF化に対する感想やメリット、将来展望などをお話しいただきました。
| ■スキャニングサービス導入団体
NPO法人 ETIC.（エティック） |
日本には他に存在していなかった1997年から
大学生のインターンシップ事業を手がける
――雲紙舎にPDF化を依頼する前にお持ちだった課題を具体的に教えていただけますか。
野村：ETIC.には、活動内容を取材され紹介された掲載誌・紙がたくさんあったのです。当法人は大学生が企業で職業体験を行うインターンシップという概念が日本になかった1997年から、「長期実践型インターンシッププログラム（EIP）」をスタートしたことで、1990年代にはインターンシップ関連の取材が多くありました。2000年代になると社会起業家を支援している団体としてETIC.を取り上げていただくことも多くなってきました。
長年に及ぶ事業活動の中で膨大なパブリシティ資料が溜まっていたNPO法人 ETIC.
また、東日本大震災後は東北の復興リーダー支援活動をしていることから数多くの取材を受けましたし、地域支援事業「チャレンジ・コミュニティ・プロジェクト」を行っていることで最近では地方創生の文脈で取り上げていただくことも多くあります。
30年近いETIC.の歴史の中でテーマは様々に変わってきているんですが、雑誌や新聞などへの掲載は継続的に取り上げていただいいているんですね。ただ問題なのは、これらの殆どのパブリシティ資料が紙の状態であったことです。
――具体的にはどのくらいになっていたのでしょう。
石塚：トータルでダンボール箱5箱以上になっていたと思います。具体的に言いますと、掲載誌・紙などが1,013点で、資料として保存していたプリント写真が826点でした。
取材があるたびに、「1990年代に活動していた様子を収めた写真はありませんか」とよく聞かれたんですけど、そのたびに「ありません」って答えていたんですね（笑）。プリント写真の束を探せばあるとは思うんですが、あまりにも膨大で何がどこにあるのかもわからない状態でしたから…。
――そこで、パブリシティ資料のPDF化を実施したのですね。
石塚：そうですね。これらのパブリシティ資料はETIC.の貴重な活動記録ですから捨てられません。かといって外部の倉庫に保管してしまっては、何かあったときにすぐに取り出せなくなります。それならPDF化して、データとして保存するのがいいだろうと、雲紙舎さんのスキャニングサービスを利用することにしました。
野村：雲紙舎の代表・長屋さんはETIC.設立初期に学生ボランティアとして参加していたという関わりがありました。また、雲紙舎を設立したばかりの2013年頃に少部数だけスキャニングをお願いした経緯もあり、そのクオリティの高さは満足していました。
オフィス移転の期間が空いたため、PDF化が終わるまでの間、パブリシティ資料の保管をしてもらうという融通も
――スキャニングサービスを依頼してから仕上がるまでの期間はどのくらいでしたか。
野村：当法人が渋谷・神南から今のオフィスの渋谷・恵比寿に引っ越しをしたのが2020年12月のことです。そのタイミングでパブリシティ資料のPDF化をお願いしました。PDF化されたパブリシティ資料のデータを受け取ったのは2021年2月のことです。
PDF化されるまでの期間が長いと感じるかもしれませんが、それには理由がありました。実は旧オフィスを引き払ってから、新オフィスへと入居するまでの間が2ヵ月ほど空いてしまったのです。
引っ越し荷物も倉庫で保管している状態だったので、あまり早くPDF化されてパブリシティ資料を返却されても置く場所がない状態だったんですよ。そこで長屋さんにはわがままを聞いていただき、保管サービスのような形でパブリシティ資料を預かっていただきました。
コロナ禍の間、「テレワークが続いているので、スキャンが終了しても資料をしばらく預かっておいてほしい」という企業のお客様もいらっしゃいます。雲紙舎ではこのようなご要望にも柔軟に対応しています。
――雲紙舎に依頼する前に、PDF化を内製しようというお考えはありましたか。
野村：それも考えてはいました。コピー機のスキャン機能を利用して自分たちでやろうかとも考えたのですが、かなりの時間がかかることが予想されました。また、緊急事態宣言が発令されている間は全スタッフがテレワークを実施していましたので、スキャンのためだけに誰かを出社させることは難しい状況でした。
石塚：オフィスのコピー機でスキャンを行いましたが、水平も取れていないような状態になってしまい、クオリティもだいたい想像できる範囲です。それならスキャニングサービスの専門業者にお願いする、という選択肢が最善だと思いました。
自宅でテレワークをしているときでも、PDF化されたパブリシティ資料ならすぐのお渡しが可能に
――PDF化されたパブリシティ資料を見てどのように思われたでしょう。
野村：ぱっと見て感じたことは「非常に綺麗に仕上がっている！」ということです。すべて綺麗に水平が取れていましたし、裏移りも一切ありませんでした。やはり自分たちでスキャンしたのではできないと思いましたね。
石塚：自分たちでスキャンしたとしても、何度か試行錯誤して1、2枚だけなら綺麗に仕上げることはできたかもしれません、しかし、膨大な数の資料を同じ品質でスキャンするということはとてもできることではありません。
雲紙舎さんでは、スキャン漏れが起きないよう、どんなファイルが何枚あるかをスプレッドシートで管理していて、スキャンする人とそれを検品する人、位置のずれや品質のばらつきがあればそれを修正する人、修正をチェックする人がいるとお伺いしました。こうした品質を担保する仕組みを取り入れていることで、すべて等しく綺麗なPDFファイルに仕上がるんですね。
――パブリシティ資料をPDF化したことで、どのような効果が生まれましたか。
野村：やはりオフィススペースの節約と検索性の向上が大きいですね。紙のパブリシティ資料は貴重な資料として捨てるわけにはいかないのですが、PDF化後は外部の倉庫に保管することでオフィススペースの専有枠を減らすことができました。
当法人ではコロナ禍前からテレワークを行うスタッフも増えていました。そこでオフィス移転を機に前のオフィスよりも面積比で3分の1ぐらいの場所へと引っ越したのです。オフィススペースの有効活用という意味合いでも、パブリシティ資料のPDF化が貢献しました。
また、検索性が大きく向上したことも大きな効果です。取材からご要望があったときでも、冊子作成のために外部に依頼するときでも、該当するファイルをメールに添付して、すぐに「これを使ってください」とお渡しできるようになりました。
石塚：自宅でテレワークをしていても「この年度のこういった資料がほしい」と言われることもよくあります。PDF化されたパブリシティ資料はすべて共有ファイルサーバーに保存しているので、そのようなときでも、出社することなく、自宅からすぐにお渡しできるようになりました。
また、新入社員や学生のインターンシップ生に対しても、「この記事読んでおいて」ということが自宅からできるようになりました。
――ETIC.様ではパブリシティ資料以外にデータ化されていくご予定はありますか。
石塚：今、広報関係で紙のままである必要があるものはあまりないのではないでしょうか。なので、現在、紙の状態で保存されているものはすべてデータ化の対象になると思っています。
野村：過去の契約書は10年保管しておかなければなりませんし、10年以上前の契約書を捨てるにしても、データとして残しておいてから捨てたいってことがあります。現在、古い契約書は倉庫で眠ったままですが、それなりに膨大な量になっていますし、探すときでも大変なんですよね。
最近では「過去データもアップロードできます」という契約書のクラウドサービスもありますが、そもそもアップロードするためにはデータ化されている必要があります。そこで、契約書の過去データはアップロードしてクラウド上で管理しようとなったときには、雲紙舎さんにスキャンをお願いすることはあり得ることかなと思っています。
