図面スキャンに失敗したくない企業様に、この道10年の弊社が解説
図面を保管している会社や設計事務所さんにとってとにかく扱いが大変な場合が多いですよね。
例えば、
・保管場所が手狭になっていたり
・経年劣化により読み取りにくくなってきたり
・沢山の図面の中から目的のものを見つけるまでが面倒だったり
大変ではないでしょうか。
そこで今回は、そんなお悩みをもった法人企業様向けに、
管理が大変な紙図面をスッキリ電子化する方法について解説したいと思います。
この記事をお読みいただくと、
図面をスキャンするのに失敗しないための注意点や必要な基本知識が分かるようになります。
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図面スキャンでお困りの方へ。A0～A2サイズ、観音製本・上製本、青焼き図面に対応！
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目次
図面のスキャンに失敗しないための注意点をこの道10年の私が解説
図面をスキャンする場合、大きく２つの方法があります。
１つが自社でスキャンを試してみる、もう一つが、スキャンの代行会社に委託するという方法です。
それぞれについて、どんな準備が必要か今からご説明します。
｜自社でスキャンを行う場合
自社で実施する場合、事前にある程度の知識が求められるため簡単なことではありません。
まずは図面のサイズに対応したスキャン機材はお持ちでしょうか。
A0サイズに対応した機材は少なく、限られており価格も高いですが、
すでにお持ちであれば自社対応は可能でしょう。
次に製本されているかどうかも重要なポイントです。
製本されている場合は、オーバーヘッドスキャナーやスタンドスキャナーと呼ばれる
上から撮影しスキャンをする機材で電子化を進めます。
フラットヘッドスキャナーと呼ばれる、ガラス面に図面を置き下から光を当てスキャンを行う
コピー機のような機材でもスキャンが可能です。
製本されていないバラバラの図面であれば、シートフィードスキャナーと呼ばれる機材で、
固定された読み取り部を図面紙が通過するのをスキャンするプリンターのようなイメージです。
このようにサイズと製本されているかどうかによって必要な機材が変わってきますので、注意が必要です。
｜スキャンの代行会社に委託する場合
スキャン代行の会社に委託する場合は、特に準備は必要ありません。
基本的に、スキャン代行の会社から、どのような図面をスキャンし、どのように活用していきたいのか
といった要望ヒアリングを受け、スキャン要件が固まります。
例えば、弊社雲紙舎のスキャンサービスにご依頼頂いた場合は、
以下のような項目をヒアリングさせて頂きます。
・解像度はどの程度にするか
（バラでも製本でもA1サイズで600dpiまでスキャンが可能です。）・カラーかモノクロか
（図面の状態に依存するため事前に複数のカラーモードでサンプルを作成します。）・OCRは必要か
・データ形式は何を希望しているか
・図面の状態はどうか
・図面のサイズはいくつか
・図面の枚数は何枚か
・製本されているか
（観音製本かビス止め製本か。ビスが腐食している場合の対処についてもご案内します。）・断裁するか非破壊で行うか
・断裁の場合は再製本が必要か
・データベース化し検索可能な状態にしたいか
かなり多くのことを考慮しスキャンを行っているというのがお分かりいただけると思います。
依頼後はすべて代行会社が行うので、スキャンについての知識や機材が無い場合は、
依頼したらあとは待つだけの状態になるのでメリットは大きいと思います。
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A0・A1・A2図面をスキャンする際の注意点
A0、A1、A2サイズなどの大きな図面をスキャンする際には、いくつか注意する点があります。
その注意点について今からご説明致します。
｜１点目：図面に折り目があるかどうかを確認
まず１点目は、図面の保管の仕方によって折り目がついてしまったかどうか確認するということです。
折り目がついていない場合は問題がないのですがペラ折り状態で保管されていた場合は、
折り目の跡がスキャンデータに残ってしまいます。
そういった場合は、アイロン掛けを行うことで折り目の跡をある程度は消すことが可能ですが、
自社でやる場合はかなりの手間がかかり、代行会社に委託する場合も費用が掛かります。
またA4糊綴じ製本冊子にA1サイズの図面が折り込まれている場合は、アイロン掛けが出来なくなります。
（ただし、ビス止め製本の場合、ビスを外せれば図面をバラしてアイロン掛けが出来るようになります。）
そのため、上からスキャンを行うオーバーヘッドスキャナーで対応することになりますが、
その場合、機材の費用が通常のスキャナに比べ高くなりますし
代行会社においても通常の２倍の費用が掛かります。
折り目跡の有無は手間や価格に大きく影響する要素ですのでご注意下さいませ。
｜２点目：スキャンセンサーはこう選ぶ
２点目は、スキャンセンサーの選び方です。
センサーには、品質の大きく異る２つのタイプがあります。
CCDセンサーとCMOSセンサーと呼ばれるものに分けられますが、
CCDセンサーの方が画質が良くなりますので、図面など綺麗なスキャニングが必要なものは
CCDセンサーでスキャンを行うことが望ましいでしょう。
自社で行う場合では、センサーがどのタイプかを確認する必要がありますし、
代行会社に委託する場合もスキャン機材のセンサーを確認することが重要です。
｜３点目：これだけは確認したい担当者のスキャンレベル
３点目は、図面のスキャンに必要な知識があるかどうかです。
ここまでお読みになった方なら分かる通り、図面という大きなサイズ、
かつ重要な紙情報を扱う場合、ある程度の経験や知識が必要になります。
特に代行会社に委託する場合は、担当者の経験や知識によって
納期や品質に大きな差が出るケースがあります。
業界の裏情報ではありますが、多くのスキャン会社は
スキャンをバイトや派遣社員が行うことで低価格化を実現しています。
そのため、彼らをまとめあげるプロジェクトリーダーが、
図面の電子化について深い知識や経験を持っているかどうかが品質や納期に大きく関わってきます。
外部に発注する場合は、担当するプロジェクトリーダーの経歴やスキルを
発注先に確認するようにしましょう。
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図面のスキャンデータはPDFにするだけでOK？
PDFは、通常、電子化した際のソフトが無いと閲覧や印刷が出来なかった
従来のデータ形式の問題をクリアにした優れたデータ形式です。
どのような印刷環境であっても閲覧・印刷できるファイル形式であり、
電子データの共有が非常にスムーズになったことは言うまでもないと思います。
PDFデータは編集や加工が出来ないため、データの改ざんが起こらないというメリットがありながらも、
一方で図面データのような編集・加工が発生しうる場合は、PDF以外のデータ形式も考える必要があります。
｜データ形式は二次利用の目的に応じて考えましょう
例えば、TIFF形式でのスキャンを行えば、モノクロ画像であれば
データ容量を１０分の１に抑えることができ、さらに圧縮によるデータ劣化も起こらない上に
編集・加工も可能になるという優れものです。
編集・加工の用途から、どんなデータ形式にするとその後の作業が楽になるのではないか、といった視点で考えることも重要です。
雲紙舎の図面スキャンサービスでは、二次利用の目的に応じたご提案をさせていただいております。
｜検索のしやすさ、探しやすさを考えましょう
図面をスキャンしようと考える人の多くは、膨大な量の図面から探す手間や
人件費が無視できなくなったため、探す手間を無くそうとする方も多いと思います。
ですが、PDFデータにするだけでは、ファイル名が無機質な数字の羅列・連番で保存されるため、
今度はデータを探す手間が多く発生してしまい本末転倒になりかねません。
小さいことのように思えますが、
検索しやすくするためのファイル名の作成は侮れないポイントです。
PDFにした後、ファイル名を一つ一つ変えていく作業は、
とてもではないですが忙しい現場の方が行うことは出来ないでしょう。
弊社のスキャンサービスでは、自社開発のファイル名入力ツールを使って、
施工日や作成日、建物名などを自動でファイル名に付与することが可能です。
更に、希望があれば検索システムを作成し、
例えば『建物名』などで検索した際にその該当のデータを一瞬で見つけることも可能です。
図面のスキャンを行う場合は、見つけやすいファイル名の作成やアーカイブ化による
検索システムの構築についても考えておくと良いでしょう。
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図面スキャンの価格は結局どのくらい？
自社で機材を揃える場合と、代行会社に頼む場合を比較してみました。
わかりやすくまずは機材の価格を表にしておりますので下記ご覧ください。
A0サイズなどのバラシート図面などは、製品の数も限られており、
１千万円という破格の価格になってしまっています。
一方、弊社のような代行会社に委託した場合の金額は、A1サイズ ＠348円、A2サイズ ＠248円、A3サイズ ＠78円です。
すべて１枚あたりの計算になっています。
dpiとは、インチあたりのドット数を意味しており、
ドット数が高いほど綺麗なデータ化が可能になります。
単なるデータ閲覧目的であれば、300dpiで十分です。
一方、アーカイブ化し二次利用や長期保存、編集・加工などを行う場合は、
400dpiか600dpiが望ましいでしょう。
例えば、A1サイズ100枚を10冊分スキャンするという内容であれば、
＠290円×100枚×10冊＝29万円（税別）でご提供が可能です。
社内の人員を配置しスキャンする場合、機材を手配する費用に加え人件費も加算されますので、
ある程度の分量であれば代行会社に任せたほうが得策と言えるでしょう。
またおおよその感覚値ですが、不慣れな方が対応した場合、
1冊100枚の製本図面を10冊分するのに掛かる時間は、
1日5時間対応した場合、1.5ヶ月掛かると思います。
解像度やカラーモードの適切な知識がないと、
２ヶ月かけて作成したデータも綺麗ではないでしょう。
代行会社であれば、4週間での納品が可能です。
ぜひこの機会に代行会社への依頼をご検討下さい。
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図面をスキャンできる東京の代行会社はどう選ぶ？
｜ポイント１：セキュリティ管理を徹底しているか確認する
図面や設計図は企業の秘密情報にあたる重要なデータです。
外部への流出は、なんとしても避けるべき事態だと思います。
代行会社を選ぶ際に気をつけるポイントはいくつかありますが
まずはセキュリティ面の整備が組織としてなされているかは大切です。
弊社も取得しておりますが国際認証資格として、
セキュリティ管理のISO27001やPマークなどの取得の有無は確認しておくことがベストです。
｜ポイント２：品質の担保が出来る会社か確認する
図面や設計図の細かい線や文字などのスキャンの品質が低いと、
読みにくくいざ利用しようとなった場合に、問題が発生することも避けるべき事態でしょう。
品質管理のISO9001の取得をしているかも確認が必要です。
｜ポイント３：様々な要望に答えられる経験があるか見極める
直接「様々な要望に応えられるか」と聞いてもなかなか見極めが難しいですが、
相手からの提案力やスキャン対応チームの構成や担当者の経歴などから見極めることは可能です。
多くのスキャン代行会社は、アルバイトやパートスタッフ・派遣社員が
スキャン業務を行うことで低価格化を実現しています。
そのため、彼らをまとめ上げるプロジェクトリーダーの知識や経験が、
品質に大きく関わってきます。
運営体制について代行会社に尋ねるとともに、
担当者やプロジェクトリーダーの経験や知識についても見極めるようにすると良いでしょう。
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まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回は、図面をスキャンする方法を知りたい法人の方に向けて、
自社で対応する場合と代行会社を使う場合の２つに分けてご説明してまいりました。
機材の購入費や対応者の人件費などを鑑みると、
自社で行う場合に比べ代行会社を利用されることが金額面でもスピード面でもオススメです。
