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もう業者に騙されない!製本図面のスキャン・電子化サービスの選び方4つを解説

製本図面のスキャンサービスや電子化サービスを利用したいときに、業者の選び方や選定時に注意すべき点はなかなか分からない方が多いのではないでしょうか。

例えば、検索結果の上位や広告の上位表示から手あたり次第に問い合わせていませんか。

そこで今回は、
・製本図面のタイプ
・図面スキャン業者の得意&不得意
など、依頼時に知っておいた方が良いことを豆知識としてまとめました。

価格だけで選ぶと失敗することがありますので、この記事では業者選びの際の価格以外の4つのポイントを解説しています。

ぜひ、最後までお読み頂き、サービス選びで失敗するリスクを無くしましょう。


執筆者:長屋 好則
株式会社 雲紙舎 代表

2010年よりスキャン専門サービスを立ち上げ、2013年に法人化し雲紙舎の代表を務めている。設計事務所や国立図書館、大学の研究資料など過去2000件以上のスキャン実績がある電子化のプロフェッショナル。

本コラムの最終ゴールは、「電子化業者の能力を確認することが出来るようになる」というものです。

なぜならあるスキャン業者を使ったお客様から、「イメージしていたものと納品されたものが違って困っている!」と相談を受けたことがあるからです。

 

例えば、「白黒スキャンで納品出来ますか。」と業者に質問をしたケースを考えてみましょう。

普通の自然な質問だと思われると思います。

 

しかし、侮ってはいけません。

白黒には、「白黒2値」や「グレースケール」など複数の種類があることを理解している方なら要注意と感じるはずです。

 

しかしながらお客様の多くは、白黒2値とグレースケールの違いをご存じないと思いますので、白黒という言葉一つをとっても、認識の齟齬が生まれる可能性があります。

 

そうなると気が付いたら望んでいたものと違う内容になっていたという悲劇が起こりえます。

例えば、こんな風なことが起こります。

左:グレースケール   右:白黒2値

 

左側のグレースケールのイメージで発注したのに、右側の白黒2値で納品されたらどうでしょうか。

 

驚くべきことに、スキャンサービスを提供しているはずの業者の中にも、このような質問に的確に答えられない業者が存在します。(多いとは言いませんが・・・)

その結果、スキャン知識の浅い営業マンが、仕事欲しさに耳障りの良い回答をし、お客様自身もその回答に疑問を抱かないためにこのような悲劇が起きてしまうのです。

 

こういったことを無くすためには、お客様にもスキャン業者側のモラルや能力を見極められる最低限の知識武装が必要です。

ですので本コラムでは、製本図面の電子化・スキャンに焦点を絞って、読者の皆さんの知識をある一定のレベルに引き上げていきたいと思います。

その1:製本図面を電子化できる専用機器があるかを確認せよ

|まずは観音製本と折り製本の違いを理解しましょう

専用機材の確認の前にまずは前提となる知識が必要です。

製本図面には様々な種類がありますが、よく依頼されるものは「観音製本」と「折り製本」でしょう。

 

まず「観音製本」ですが、これは二つ折りになっているのが特徴で、見開きで1枚の図面が表示されます。

図面の裏側に糊付けをし、別の図面の裏側とを貼り合わせて作られています。

 

そんな観音製本ですが、20ページ~100ページ程あることが多く重いのが特徴です。

ペース数が多くなればなるほど重くなるためたとえ数冊でも持ち運びに一苦労します。

 

一方「折り製本」は、

A1サイズやA2サイズの図面がペラ折りされてA4サイズになっているのが特徴で、ビスや糊で製本されています。

厚さも30センチ~60センチほどありかなり分厚いものが一般的です。

 

ビスが腐食していたり、糊付けされている場合はそのままではスキャンが出来ないため、製本業者にて解体した後スキャンをし、その後再製本します。

 

その際、契印がある場合は、解体しても良いのかを必ず所有者に確認しましょう。

解体によって契約の効力が無効となる恐れがあるからです。

 

|観音製本に相応しいスキャン機器について

重量のある観音製本に相応しいスキャナーは、「オーバーヘッド型のスキャナー(フェイスアップ型とも呼びます)」でしょう。

 

ページを捲るだけで、上からスキャンができるため、とても作業効率が良くなります。

作業効率が良くなるということは、それだけミスも減ります。

 

電子化スキャンの作業は人間が行うため、100%の精度を出すのはとても難しいです。

図面のような精密さが求められるデータを電子化スキャンする場合は、図面タイプに合った機材を所有している業者を選ぶことがとても重要なのです。

オーバーヘッド型スキャナー

一方で、「フラッドベッド型のスキャナー」の場合、観音製本図面を「よっこらしょ」と毎ページごとにひっくり返してページを捲る必要があるため、女性では難しい作業ですし夏場の作業だと汗だくになってしまいます。

何より古い資料だとひっくり返す作業で痛んでしまうため「フラットベッド型のスキャナー」しか所有していない業者はおすすめしません。

フラットベッド型スキャナー

観音製本を電子化する場合は、オーバーヘッド型スキャナーを所有している業者を選ぶのがベストです。

 

|折り製本に相応しいスキャン機器について

オーバーヘッド型でもフラッドベッド型でも良いのですが、フラッドベッド型では、図面を裏返して蓋をする手間が生じる分、オーバーヘッド型の方が作業効率が良いです。

 

ただし、図面サイズがA0の場合は対応可能なスキャナーが「フラッドベッドスキャナーのみ」となります。

図面サイズにも制約されますので、事前にサイズに対応したスキャナーを所有しているかどうかは確認しましょう。

 

また、CADデータ化したい場合、オーバーヘッドではなく、フラッドベッドスキャナーが良いでしょう。

オーバーヘッド型では、上から撮影する際に余白を含めてスキャンをするため、原寸よりデータの縦横がほんの少し長くなってしまいますので注意が必要です。

 

その2:スキャナー機器の解像度と画像品質を把握しよう

|解像度300dpi、400dpi、600dpiがどこまで対応可能なのか

A1サイズの図面を600dpiの解像度でスキャンが可能な機器は、かなり限りがあります。

「オーバーヘッド型(フェイスアップ型)」では、数種類程度です。

 

どの程度の解像度が必要なのかがはっきりしているのであれば、業者に希望の解像度でのスキャンが可能かを確認してみましょう。

本当は600dpiでスキャンしたかったのに、スキャン業者が400dpiしか対応できず400dpiで画像化してしまうことは、もったいない話です。

 

単なるデータ閲覧目的であれば300dpiで十分ですが、図面のような精密データで2次利用もされるのであれば出来れば600dpi、少なくとも400dpiの解像度は必要でしょう。

 

|センサーがCCDなのかCMOSなのか

CCDセンサーは大半のスキャナー機器に搭載されていて、詳細に画像化が可能です。

一方で、CMOSセンサーはデジタルカメラに搭載されており、CCDセンサーより少し画像品質が劣る傾向にあります。

 

A1やA2サイズの「オーバーヘッド型(フェイスアップ型スキャナー)」には、CCDタイプとCMOSタイプがあります。

図面など紙面より相対的に文字が小さいものは、CCDタイプがおすすめです。

 

CMOSタイプは、古い史料の電子化でよく使用される傾向にあります。

フラッドベッド型はCCDタイプのみですので、スキャンしたい原稿に合わせてセンサータイプを選ぶと良いでしょう。

 

その3:解体・再製本が必要かどうかを確認

「折り製本」は、製本から各図面を取り外してスキャンする必要があります。

スキャン業者で簡単に取り外しが可能かどうかを確認し、難しい場合は製本業者での解体・再製本として追加の費用がかかります。

 

概算ですが、1冊あたり4000円から8000円ほど解体費用として請求されるでしょう。

取り外すときに、ビスが腐食しているかどうかや糊付けされているかどうかが判明するので、事前に、この追加費用のことはかならず確認しておきましょう。

その4:業者のセキュリティ・品質への取り組みを確認しよう

|セキュリティ体制の目安ISO27001の取得有無を確認

皆さん、セキュリティ(IO27001)を軽視していませんか。

ISO27001は、情報資産全般の管理体制が構築されているかどうかを認証する制度で、スキャン業者の情報管理体制を確認する一つの目安になります。

図面には秘密情報に該当するケースが多く、そのような図面を預けてデータ化する際は、ISO27001の取得の有無を確認すると良いでしょう。

ISO27001の取得が、セキュリティを必ずしもお約束できるとは限りませんが、取得しているのと取得していないのとでは、セキュリティへの取り組み体制は大きく異なるのが実情です。

 

|品質が重要になるときはISO90001を確認しよう

実は意外にも、スキャンの量が少なすぎても多すぎても納品データに瑕疵が生じやすくなります。

それはなぜでしょうか。

 

依頼の量が少ないと、油断が生じて納品データの確認作業が甘くなります。

また、依頼の量が多いと、ある確率で瑕疵が生じてしまいます。

 

ですが、ISO9001という品質管理体制を導入しているとこのデータ瑕疵が改善されます。

なぜなら、瑕疵が生じることを折り込み済みで、そのミスを見つけて直すという工程も作業プロセスに含めているからです。

そういった、体制が無いと取得できないものですので、ISO90001の取得有無は、品質担保の目安になるのです。

 

もう少し具体的にお話すると、例えば大判図面の製本を500冊スキャンし、ファイル名を付けてPDFで納品する場合を考えてみましょう。

ISO9001導入前の組織では、
「500ファイルのファイル名を入力する」作業プロセスに、何ら疑問を抱くことなくいつものとおりの作業を漫然とこなすだけかもしれません。

一方、ISO9001を導入した組織では、ファイル名の入力でミスが出ることを把握しているため、
①500ファイルのファイル名を入力する
②入力ミスを見つけて直す
という新たな②の工程も作業プロセスに含めます。

こういった組織としての学習が期待されるのが、ISO9001の認証を受けているスキャン業者なのです。

まとめ

製本図面のスキャン業者を選ぶには、どんなスキャナー機器で、どういう場合に追加費用が発生していまうのか、どういった資格や能力を持ったスキャン業者を選ぶのが良いのかをご紹介しました。

大切な図面のスキャンほど、町のコピー屋さんにはちょっと依頼できないことが分かりますよね。

 

そこで、会社の機密情報である図面をセキュアに電子化したい企業様には、私たち雲紙舎の電子化サービスもおすすめします。本コラムで触れたすべての点を解決しています。

ぜひご検討ください。

雲紙舎ではどんな図面でもデータ化が可能です。

製本図面のスキャンサービスはどう選んだら良いのかで迷われるお客様も多いのですが、この記事ではそれを解決する選び方のポイントをご紹介しました。

関東圏とくに東京都に事業所を構える法人様には、弊社のスキャンサービスもおすすめします。

 

東京都台東区に事業所を構えており、東京都内の企業様から多くご依頼をいただいております。

地理的特性以外にも、文書情報管理士の上級スタッフが責任者を務めており、ISO27001,ISO9001,プライバシーマークの3規格の認証を取得しています。

CD/DVDなど各種メディアでお渡し可能で、データ形式もTIFF、JPEG、PDFデータなど貴社に最適な保存形式でご提案しております。

国内有数の大判サイズに対応可能なスキャナーを使い下記のようなご要望にお応えすることが可能です。

■検索項目で、必要な図面を素早く検索したい

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是非一度、サービスページをご覧くださいませ。

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