契約書のスキャンはじめの一歩はこれ。管理部門のテレワーク化の必須条件！
新型コロナウィルスの影響でテレワークが一気に進みましたが
「経理や法務のテレワークはなかなか難しい」という会社が多いのではないでしょうか。
弊社のお客様からは、
「紙の契約書を確認するため月に何度か出社している」
「毎日郵便物が届くので、管理部門のスタッフが交代で出勤している」
というお声を頂いています。
果たして、経理部門や法務部門、総務部門の完全テレワークを実現することは可能なのでしょうか。まさに会社としてテレワークへの本気度が試されていると感じます。
そこで今回は、経理・法務・総務を１００％テレワーク化するための第一歩として、「契約書をスキャンしてテレワークを推進する方法」について解説していきたいと思います。
従業員を新型コロナウィルスから守るために、今からでも遅くはありません。新型コロナの第一波が終わり、次の第二波が到達するまでに、契約書の電子化を終えてしまいましょう。
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目次
便利な電子契約書を導入できない企業の悩ましい事情
最近、
「ハンコを押すために出社した」という広告のキャッチコピーを電車内で見かけるようになりました。
コロナ禍でテレワークが強く推奨されるご時世となっているのに、契約書に判を押すためだけに出社するのはナンセンスですよね。
テレワーク時代には、契約書の電子化は必須条件です。
そこで電子契約書を導入して在宅でも契約の締結ができるようにしたい所ですが、そんなに簡単に電子契約書へ移行できない事情もあります。
まず、電子契約書のシステムはたくさん存在します。（「クラウドサイン」「Agree」など）
契約相手先のシステムに合わせるのは、それだけ電子契約システムのアカウントが必要となったりで、一元管理出来なくてちょっと煩雑になります。
BtoBの業態では、まだまだ電子契約システムへの移行に躊躇されているのではないでしょうか。
また、契約相手先に電子契約システムを導入していない零細業者が多く、どうしても紙に頼らざるを得ないという事業者さんも多いと思います。
こうした理由で、電子契約や契約書のスキャンに躊躇している理由はわかります。
ただ、一度電子契約書の利便性を体感してしまうと、もう紙に戻れないというのも本音なんですよね。
印紙も不要で、自社の社名と代表者を入力して、OKボタンを押下すれば、契約が締結です。
企業の生産性、特に法務部門や総務部門の生産性を大きく高めることは間違いありません。
時代はまさに過渡期。
いずれは、電子契約書へ移行していくのでしょうが、まだまだ紙の契約書も当面の間は、残っていくのでしょう。
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必読！契約書スキャンのメリットは圧倒的なコストカット
テレワークを実現していくには、電子契約書の導入は不可避であることは分かりました。
そして、過去の紙の契約書も電子化して、在宅から閲覧できるようにしていくことが望ましいことは言うまでもありませんよね。
ここで、契約書をPDFにしていくメリット・デメリットを整理してみましょう。
｜メリットその１：在宅で契約書を確認できるので人件費が年１４４万円以上削減できる
何度でも言いますが、これが本当に契約書をスキャンするメリットの大一番です。
総務や法務スタッフのテレワークが一気に進むため、スタッフが新型コロナウィルスに感染するリスクを低減することが可能なのです。
更に、人件費の抑制にもつながります。
例えば、大企業で、テレワーク中に契約書の確認のために、出社するスタッフが月に２０人いたとしましょう。
それだけで、年間２４０人で毎回通勤に往復２時間が掛かっているとすると、時給換算３０００円で年１４４万円以上の人件費がかかると見て良いでしょう。
｜メリットその２：紙の契約書の保管コストを年４８０万円削減できる
紙の契約書３０万枚をキャビネットで保管するにはだいたい２０坪を保管場所として使うことになります。
千代田区や港区、渋谷区に事業所を構えている場合、いくらの経費がかかっているでしょうか。
坪単価３万円であれば、毎月６０万円の保管コストです。
今ある契約書をスキャンし、紙の契約書を地方の倉庫業者に預けてしまえば、坪単価１万円として毎月２０万円の保管コストとなります。
つまり、契約書をスキャンするだけで毎月４０万円も安くなるんです！
年間でなんと４８０万円！
電子化を嫌がる上司を説得するのに、十分な経費削減効果ですよね。
｜メリットその３：契約書を探す時間が短縮され年１２０万円以上のコストが削減できる
紙の契約書を探す時間、実は、結構お時間がかかっていませんか。
保管しているフロアが異なれば、移動するのに少なくとも数分はかかります。
そして、キャビネットから該当の契約書を見つけるには、管理の仕方によっては１０分～１５分はかかるのではありませんか。
保管フロアが別で紙の契約書を大量に抱え込んでいれば、一つの契約書を確認するだけで３０分弱かかっていると推測できます。
契約書をPDFファイルにしてしまえば、簡単に検索が出来るので１～２分で見つけられるようになります。
一か月に３０～４０回その作業が発生するのであれば、それだけで毎月１０万円（年間で１２０万円）以上のコスト削減につながります。
以上から言えることは、大量の契約書を抱え込んでいる企業ほど、紙の契約書はPDF化した方が、コスト削減効果が高いということです。
・移動時間の削減で年間１４４万円のコストカット
・保管場所の維持費削減で年間４８０万円のコストカット
・契約書の検索時間の削減で年間１２０万円のコストカット
つまり合計で年間７４４万円のコストカットに成功します。
新型コロナウィルスから大切な従業員を守ることも出来ます！
紙の契約書をスキャンしない理由なんてありませんよね。
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要注意！契約書スキャンにはデメリットもある
それでは、導入をすすめる上で理解すべきデメリットについてもご紹介します。
メリットだけを見ていては、肝心の導入後の運用に失敗する可能性もあります。
ぜひお目通しください。
｜デメリットその１：契約書のスキャンにはコストがかかる
契約書をスキャンするには、人手がかかります。
大量に契約書を抱え込んでいる企業ほと契約書のスキャンには人件費がそれなりにかかります。
ただし、この人件費をＲＯＩ（投資対利益率）として見るとスキャンに掛かるコストも必要経費として見ることが出来ます。
例えば、契約書をスキャンするのに２５０万円の費用をかけて、経費削減効果が５００万円／年 であれば、半年で費用を回収することが可能です。
｜デメリットその２：紙の契約書は廃棄出来ない
「紙の契約書はスキャンしたら廃棄できるのでは？」とお考えになる方もいらっしゃるようですが、実はスキャン後の紙の契約書は、相手方の同意がない限り廃棄してしまうと、契約自体が無効になる恐れがあります。
ですから、スキャン後は地方の倉庫にて保管をしていくことが望ましいでしょう。
電子契約書に切り替えていれば、紙の量が増えていくことも無いので、保管コストも気にするほどではないでしょう。
以上、デメリットも取り上げましたが、いかがでしたでしょうか。
大企業で紙の契約書を大量に保管している企業ほど、契約書のスキャン・ＰＤＦ化によって得られる利点が大きいことが分かります。
ぜひ、稟議書作成の際の参考にしてみてください。
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自社スタッフで契約書スキャンを行う場合のコツ５つ
前章では、紙の契約書を電子化することは、ＲＯＩ（投資対利益率）から見ても利点があることを解説しました。
ここからは、実際に紙の契約書を電子化していく上でどういったポイントをおさえていくことが望ましいのか。
社内スタッフでスキャンを進めていく企業様向けに説明をしていきたいと思います。
｜①契約書のスキャン・ＰＤＦ化をルーチンワークにすべし
まず、一番大切なのは契約書のスキャンを普段の業務に組み込んでいくことです。
通常業務として組み込まれない場合、社内スタッフは他の通常業務で手一杯で、なかなか契約書のスキャンにまで手が回らないでしょう。
毎週金曜日の午前中は契約書のスキャンを実施するというタスクを社内スタッフに割り振り、必ず実施してもらう環境を構築していくことが大切です。
｜②スキャナー機器の設定を３項目行うべし
事務所内でのスキャンの場合、複合機を使用されるかと思いますので、複合機を念頭にご説明いたします。
まず複合機でプロファイル（複合機の環境設定）を設定しましょう。
設定すると良い項目は、１）解像度、２）カラーモード、３）圧縮率 です。
それぞれについて解説をしていきます。
１）解像度
スキャンデータの画像を表現する格子の細かさのことで、この数値が高ければ高いほど精細な画像になります。
契約書のスキャンの場合は、300 dpiで十分です。解像度は300 dpiで設定してください。
２）カラーモードはグレースケールか白黒２値に設定
カラーモードは、『グレースケール』に設定してください。
白黒２値というカラーモードは、ファイルサイズが圧倒的に軽くなります。
ファイルサイズを抑えたい場合は、『白黒２値』の選択もありでしょう。
注意するべきは、ＲＧＢカラーでスキャンする場合です。
ファイルサイズがグレースケールより大きくなりますので、閲覧用途であればグレースケールで十分です。
３）圧縮率
圧縮率の設定は大切です。
圧縮率が低いと、グレースケールでスキャンをしてもファイルサイズが大きくなってしまいます。
反対に圧縮率が高いと、視認性に影響が出てしまいます。
設定としては、中くらい（５段設定であれば真ん中）の設定が良いでしょう。
いずれにしても、複合機の個体差などもありますので一度スキャンをしてみて、事務所のパソコンで閲覧をして見ることが大切です。
閲覧スピード、品質ともに問題が無ければ、その設定でプロファイル（複合機の環境設定）を作成してしまいましょう。
｜③ファイル名の命名規則は細かく策定すべし
命名規則の徹底が、スキャン後の検索の精度に影響してきます。
絶対に決めて欲しいものは以下に記載してます。
その他にも後で困らない様、細かいところの命名規則をしっかりと定めてください。
・株式会社の表記方法として（株）なのか、株式会社なのか
・カタナカは全角で表記するのか半角で表記するのか
・株式会社の後にスペースを入れるのか入れないのか
・英数字は全角なのか半角なのか
社内スタッフが複数名でリネームを実施する場合や、派遣スタッフにリネームを依頼する場合、命名規則の徹底は特に重要となってきます。
｜④スキャンしたら目視でチェックすべし
契約書をスキャンした後に、目視で検品をする作業を推奨しています。
契約書にはノンブル（ページ番号）の記載がないことが多いため、落丁に気が付きにくいです。
全部スキャンしたつもりでも実は漏れていて、後々で問題になるといったことを防ぐためです。
検品時の目視チェックでは、特に条項が連続しているかを気にしながら検品をおこってみてください。
例えば、１ｐ目の終わりの条項が１５条なのに、２ｐ目の始まりの条項が２５条であったら、１ｐ分スキャン漏れが起きている可能性が高いです。
また、目視で検品を実施すると、落丁以外に画像が不鮮明なページに気が付いたりすることが出来ます。
後々の電子化運用には、欠かせない工程です。
｜⑤責任者を配置すべし
契約書電子化の責任者を１人配置してください。
スキャンを進めていくと、スタッフでは判断に迷うところなどが出てきます。
例えば、付箋が貼ってある場合や書き込みされている場合、付箋を外すのか外さないのか、書き込みは残すのか消すのか、こういった細かい判断は電子化の責任者が判断していくことが望ましいです。
まとめ｜雲紙舎の契約書スキャン代行サービス
ここまで、契約書をスキャンすることのメリット・デメリット、内製化する上でのポイントを解説してきました。
契約書をスキャンしてPDFで見れたらいいけど、
「やっぱり紙の契約書の慣習が残ってしまう」
「自社でやるには時間がかかりすぎる」
「ルーチンワーク化は難しい」
というお声も聞こえてきそうです。
そんなお客様は、雲紙舎の契約書を電子化するサービスをご利用ください。
新型コロナ禍のため、出張スキャンでのご対応は難しいのですが、業務委託で契約書をお預かりし、弊社のスキャンセンターにて、高精度に電子化いたします。
紙の契約書を大量に抱え込んで困っている企業様からのご相談を心からお待ちしております。
