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【徹底解説】初めてのカルテのスキャン電子化はこうやって進めましょう

新型コロナ禍でオンライン診療が認められるようになりましたね。

患者としてはとても画期的なことで、コロナの収束後もぜひ継続的に利用できるようにして欲しいと思います。

 

しかし一方で、病院関係者の皆様におかれましては、国全体で一気にオンライン診療へと舵取りされることでその導入や準備に大慌てしている状況ではないでしょうか。

 

そこで今回は、これを機会にカルテのスキャン&電子化も進めてしまおうと動かれているクリニック・病院関係者の方に向けて、その方法をて一定的に解説していきたいと思います!

 

オンライン診療のシステムは、カルテの電子化と相性が良いですし、IT導入補助金などを活用して導入を進めていくこともご検討ください。

それではどうぞ!


執筆者:長屋 好則
株式会社 雲紙舎 代表

2009年よりOCR・スキャン専門サービスを立ち上げ、2013年より法人雲紙舎の代表を務めている。過去2000件のスキャン実績があり、契約書・業務資料から図面・冊子まであらゆる資料の電子化、二次活用をサポートしています。

 

この記事の読者の方は、クリニックの先生や事務局長さんでしょうか、それとも大病院の先生やスタッフの方でしょうか。

 

病院の規模に関わらず、まず頭を悩ますのは「カルテのスキャン&電子化ってどうしたらの良いの?」ということですよね。

 

とても忙しく時間がない中で、そもそも誰に相談したら良いのかが分からない!

そんな状況で追い詰められて当記事に辿り着かれたのなら、きっと方向性が見つかりますのでご安心ください。

 

とにかく早く方向性を決めることが肝心です。

まず、以下3つの方法から、カルテ電子化の糸口を掴みましょう。

 

|方法その1.出入りしている馴染みの業者に相談してみる

 

病院やクリニックには、治療機器や薬剤関係の出入り業者がたくさんいます。

そういった出入り業者の中で、スタッフから慕われてなんでも相談できる「よろず屋さん」とも呼ぶべき人はいませんか?

 

その方がスキャンについて詳しくなくとも、きっと先生やスタッフの方のためにスキャン業者を調べて探してくれるはずです。

そういったスタッフから慕われてなんでも相談できる「よろず屋さん」がいるのであれば、まずはその方に相談してみましょう!

 

|方法その2.ワードやエクセルに強いスタッフに任せる

 

どこの事務所にも、一人ぐらいはワードやエクセルに詳しいスタッフがいるものです。

ワードやエクセルに詳しいということは、

①デジタル全般について詳しい方か
②ご自身で調べて解決していける方

だと思います。

 

きっとカルテのスキャン&電子化も任せられます。

何からでもいいのでその方にお願いしてみれば、カルテの電子化に向けた一歩を踏み出してくれるでしょう。

 

|方法その3.グーグル検索をして情報を集める

 

「カルテ スキャン」「カルテ 電子化」というキーワードで検索してみましょう。

 

カルテのスキャンについての記事や、外注業者のウェブサイトを見つけることが出来ます。

そういったサイトを見て、まずはカルテのスキャン&電子化についてのイメージを持つことが大切です。

 

カルテの電子化を内製化するか、外注するかどう判断する?

さて、上記の3つの方法から、カルテのスキャン&電子化について多くの情報が集まってきたと思います。

そうなると出てくる問題が

「自分たちだけで行う or 専門業者に外注する」の判断です。

 

どのように判断するべきでしょうか?

この章では、その判断ポイントをご紹介します。

 

判断ポイント1.スタッフのITリテラシーはあるか?

判断する前に大切なことは、スタッフのみでカルテのスキャンが可能かどうか。

つまり、スタッフのITリテラシーがどのくらいあるかで決まります。

 

エクセルやワードを使いこなせるスタッフが1人もいなければ、スキャンを自分たちだけで行うことは難しいと判断すべきです。

 

|判断ポイント2.一時的に詳しい人を雇用できるか?

次に、今のリソースでは難しくても、一時的に利用可能かどうかを検討しましょう。

つまり、スタッフの知人にITやデジタルに詳しい人がいるのであれば、その知人を一時的に雇用し電子化を進めていくことを検討するのです。

 

上記ポイントから、自分たちだけでカルテのスキャン&電子化は難しいと判断されたらスキャンの専門業者に相談するのが良いと思います。

その際は、ぜひ弊社「株式会社雲紙舎(くもかみしゃ)」のカルテスキャン&電子化サービスをご利用下さい。

カルテをスキャン&電子化するメリット・デメリット

さて、ここで一旦、カルテのスキャンのメリット・デメリットについて整理していきたいと思います。

紙のカルテをスキャン&電子化する場合、どんなメリットやデメリットが生じるのでしょうか。

 

|メリットについて

・メリット①:電子カルテとしてシステムに取り込み管理を楽にできる

電子化カルテシステムには、PDFをアップロードする機能が付いていることが多いです。

すべての患者さんの紙カルテを電子カルテに移行する場合、このアップロード機能を使って、PDF化したカルテをアップすることが可能です。

 

そうすれば、必要なときすぐにカルテを検索することが出来、管理や利用がとても楽になります。

カルテのスキャン&電子化の一番のメリットと言ってもいいかもしれません。

 

・メリット②:Excelで検索システムを構築し管理することができる

仮に、新規の患者さんだけを電子カルテに移行する場合、過去の患者さんのカルテはどうすればいいでしょうか。

おすすめは以下3ステップです。

STEP1:PDFファイル化

STEP2:Excelで患者IDと氏名ふりがなを入力

STEP3:Excelに各PDFへのリンクを貼る

 

1万ファイルのPDFファイルを検索するのは大変ですが、Excelに1万件の患者IDと氏名ふりがなであれば検索は容易です。

患者IDを昇順に並べたうえで、Excel入力を実施すればリンクを貼る作業もかなり効率化が可能です。

 

・メリット③:保管は坪単価の安い地方の倉庫へ預けることができる

新宿や渋谷、銀座など坪単価3万円以上するような商業地でクリニックを運営している場合、紙のカルテを置く場所のコストも膨大になります。

10坪以上のスペースで紙のカルテを管理している場合、地方の坪単価1万円の倉庫に移動できるだけで、毎月20万円のコスト削減効果が出るでしょう。

 

事務スタッフ1名の人件費に相当します。

削減したコストで、従業員の給料を上げるなど福利厚生に力を入れていくことも可能ですよね。

 

|デメリットについて

・デメリット:PDF化した際の視認性が低いと見づらくなってしまう

PDFファイルは画像であることがそのままデメリットとなることがあります。

 

手書き文字が読みづらければ、その読みづらさのまま画像化されます。

ディスプレイが小さいと表示が潰れて見づらくなるでしょう。

 

一方、電子カルテであればキーボードなどで入力しますので、テキストデータとなっておりコピー&ペーストなども可能ですし、表示方法も可変なため様々なデバイスで閲覧も可能です。

 

ここまで、カルテのスキャンのメリットおよびデメリットを解説しましたが、いかがでしょうか。

 

都内の主要駅近くで開業されているクリニックの場合、運営年数にもよりますが10年運営していると、紙のカルテの量は膨大な量となります。

クリニックでは保管できなくなり、近くに保管用の事務所を借りて紙のカルテを保管しているところも多いと思います。

 

その場合、スキャンをして電子ファイルにしてしまう方が、得られるメリットは大きいです。

ぜひ紙のカルテのスキャン&電子化をご検討ください。

 

その際は、「株式会社雲紙舎(くもかみしゃ)」のカルテスキャン&電子化サービスをご覧いただけますと幸いです。

 

カルテのPDF化・スキャンを自分たちで行うコツ

 

この章では、カルテのスキャン&電子化をお考えの医院およびクリニックの事務の皆さんが、自分たちでスキャンをする際のポイントについて解説をします。

 

いざ自分達でスキャンをしようにもスキャン自体が初めての経験で、機材の選定からまったく手当たり次第に進めていくのは、あまり得策とは言えません。

カルテのスキャンにはそれに相応しい機材や管理方法があるので、ぜひ必要な箇所だけでもさっと目を通していただけたら幸いです。

 

|電子化を想定した紙カルテの管理方法が一番大切

 

実は電子化をする前の、紙の状態のカルテの管理方法が一番大切なポイントになります。

スキャンをするときになってこの大切さに気づいていては、手遅れ(高コストのスキャン)になってしまう医院やクリニックも出てくるでしょう。

 

それは、将来、紙のカルテをスキャンすることを想定して、紙のカルテを管理していきましょうというものです。

 

スキャンコストが高くなってしまう紙カルテの管理方法は以下の2つです。

①カルテの左側を糊付けし1件のカルテを作成しているケース

②カルテに貼付物があるケース

 

この2点のケースでは、1ページごとにフラッドベッドスキャナーでスキャンをすることになってしまいます。

本来なら30枚のカルテをオートフィーダーで一気に流し込みながらスキャンをする事ができるのに、1ページごとに手でスキャンを行うため4倍以上の単価差になります。

 

紙のカルテの電子化の負担や煩雑さを軽減していくには、医院やクリニックを開業したときに、糊付けや貼付などはしないで紙カルテを管理していくことなのです。

 

|カルテのスキャンをルーチンワーク化する

 

事務スタッフのルーチンワークにカルテのスキャニング作業を組み込むことも大切です。

事務スタッフには、パソコン操作に手慣れた方を採用しましょう。

 

「毎週月曜日は、過去分のカルテのスキャンを実施する」とタスクを振ってしまうのが良いです。

少しずつですが、電子化を進めていくことが出来ます。

 

|カルテのスキャンに相応しいスキャナー機器の導入

 

・紙カルテがバラ状態であれば、富士通のScansnap IX500 で良いでしょう。

A4サイズまでに対応可能です。

 

 

・バラの写真などもある場合は、写真の画像の鮮明度の良い富士通の fi-7160 や fi-7460 でしょう。

A4サイズまで対応可能です。

 

A3サイズまで対応可能なのがこちらです。

 

・カルテを糊付けしたり、貼付物がたくさんある場合は、フラッドベッドスキャナーで1枚ずつのスキャンとなります。機材は、以下が良いでしょう。

A3サイズまで対応可能です。

 

 

上記はいずれも、スキャン業者でもよく利用します。

 

複合機のスキャナー機能は、あまり使用しない方が良いです。

オートフィーダー付きでも紙がジャムりやすかったり、複合機では画像の鮮明度が高くない場合があります。

 

カルテの情報は患者さんの健康に関わる重要なものなので、出来ればスキャン精度の高い上記のスキャナー機器を購入されることをおススメします。

 

|ファイル名の命名規則を策定

 

カルテのファイル名は、

「患者さんごとに割り振っているID番号」および、「氏名&氏名のふりがな」をおすすめします。

 

患者数が2000件を超える場合はファイル検索では重くなるのでファイル名はID番号のみとし、Excelで台帳を作成しExcelで検索するようにすると良いでしょう。

また、ID番号はカルテに記入する際に転記ミスをしていることが多いので、重複IDが生じた場合は、都度、確認するようにしましょう。

 

|検索システムの構築

 

Excelで台帳を作成することで、カンタンに検索できる仕組みを構築します。

他のアプリケーションなども考えられますが、せっかくソフトを導入してもソフトの開発会社が無くなってしまったら意味がありません。

MicrosoftのExcelであれば安心して長期間利用が出来ると思います。

 

Excelの台帳には、ID番号、氏名、氏名ふりがな を入力します。

氏名にはふりがな も入れましょう。

漢字だけでは、「高橋」や「髙橋」など、異体字が出てきた際、入力ミスでうまく検索ができない恐れがあります。

 

ふりがながあれば、そのような異体字でも、容易に探すことが可能です。そして、ID番号にリンクを設定し、マウスで押下すると該当のPDFファイルが開くようにしましょう。

その際、ID番号順に整理しておくと、Excelのリンク設定も楽になります。

 

|カルテスキャン後の検品までのフローを整備

 

カルテをスキャニングしたら、別のスタッフが検品をするようにしましょう。

ここで大切なのは、別のスタッフが目視で全ページを検品を実施するということです。

 

スキャンと同じスタッフが検品を実施したり、一部抜粋して検品をしたりすると、品質に問題が生じてしまいます。

スキャンより検品の方が作業者の負担が大きく工数がかかりますが、とても大切な工程です。

 

|責任者の配置

 

事務長を責任者としてカルテのスキャンを実施することが肝要です。

 

カルテをスキャンしていくと、確認したい箇所が多々生じてきます。

その際、スキャンスタッフのみで判断してしまうのは、後々の運用に影響が生じてくるので、あまり得策ではありません。

 

スキャンしたPDFの利用シーンなどを十分に理解している事務長が責任者として判断をしていくことが大切です。

 

まとめ:雲紙舎のカルテのスキャン代行サービスについて

 

今回は紙のカルテのスキャンについて解説しました。

病院やクリニックの皆さんの中には、事務スタッフではとても捌ききれない量のカルテに右往左往している方もいらっしゃると思います。

 

また、事務スタッフがパソコン操作に不慣れであったり、他の仕事に追われてルーチンワーク化が難しいところもあるでしょう。

 

雲紙舎では、そのようなお悩みを抱えている医院やクリニックの皆様に、紙のカルテのスキャンサービスを提供しています。

大病院から小規模クリニックまでのカルテのスキャニング経験があり、適切な仕様と適切な費用でご対応しております。

 

プライバシーマークを取得していますので、個人情報の取り扱いについても安心してお任せください。

 

雲紙舎のスキャンサービスの特徴

■大判図面・契約書・カルテ・業務資料・刊行誌などに対応

■断裁スキャンから非破壊スキャンの両方に精通

■スキャンのプロスタッフが10名以上がおり、大量の案件でもすぐに対応

■文書情報管理士の上級スタッフが責任者として、ベストなやり方をご提案

■ISO27001・ISO9001・プライバシーマークを取得済で機密情報の漏れに徹底対策!

■業務用の高精度高スピードのスキャナー10台以上にて対応

雲紙舎は、スキャンサービスから始まった東京都の台東区鳥越のBPO会社です(浅草橋駅・蔵前駅・新御徒町駅から徒歩5分)。

A1サイズまで読み取り可能な業務用スキャナーを所有し、文書情報管理士上級・1級の取得者、15年以上の印刷会社勤務経験者が中心となって、関東の法人企業を中心にスキャニングサービスを提供してまいりました。

発注企業担当者の方にとって雲紙舎がピンときましたら、ぜひ一度電子化のご相談をいただければと思います。

どうぞよろしくお願いいたします。

是非一度、サービスページをご覧くださいませ。

 

 

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