足で稼いだ情報を電子化することで情報の価値を高める

株式会社ケルク電子システム 仲峰由氏

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スキャン専科を利用された経緯を教えてください。

当社は監視カメラの製造販売をおこなっています。

市場調査や新規顧客の開拓のためには、日本国内のみならず、アジアの展示会へ参加する機会も多くあります。そのため、パンフレット等の紙類が必然的にどんどん溜まってしまうのが悩みでした。キャビネットの大部分を占有してしまうため、何とか整理したいと考えるようになったのです。そこで、思いついたのが書類を電子化することでした。

大量の紙類をPDFへと電子化するにあたり、当初は自社で事務スタッフが空き時間に作業をするという体制を取っていました。
ところが、いくつかの問題が浮かび上がってきたのです。

まずは事務スタッフについての問題点です。裁断機で切るという作業が、事務スタッフにとっては思いのほか重労働だったようです。また、通常業務以外に空き時間を確保することもなかなか難しかったですね。作業効率がどうしても落ちてしまうという問題点が見えてきました。

さらに、仕上がりの品質も問題でした。ひと口にスキャンを行なうと言っても、ある程度のノウハウがなければ、まっすぐきれいに読み取らせるのは難しいですよね。ですから、満足のいく仕上がりにするのは中々できなかったのです。

こういった状況から、なかなか思うように電子化を進めることができず、自社でのスキャンを断念するに至りました。結局のところ、外部に委託した方が電子化をどんどん進められますし、また仕上がりもよりきれいなものにしてもらえるのではと思い、業者への発注を考えるに至ったのです。

スキャンを代行する業者は数多くあると思います。なぜ「スキャン専科」をご利用なさったのでしょうか。

一番重視したのは、「信頼できる業者であるか」という点ですね。
当社が電子化の依頼を考えているパンフレットは、新商品の情報など、今後のマーケットの動向が多く記載されている冊子です。ですから、信頼して仕事を頼めるかというのがもっとも大切な条件でした。
まずはホームページを見て、信頼できそうな業者を何社かピックアップするようにしました。

御社にとっての「信頼できる業者」の条件とは何でしょうか。

「品質面」を重視しています。つまり、検品や修正にしっかり対応していただける業者かどうかという点ですね。

カタログは電子化したら廃棄しようと考えていました。ですから、特に心配だったのは、肝心なページが抜けているなどの不備があり、データで見られなくなることです。

「スキャン専科」さんの検品や修正は、システム側だけではなく人の目による目視と合わせて、両方でチェックするというシステムですよね。

ですから、安心してお任せできるのではと考えました。

ありがとうございます。実際に電子化サービスを利用してみて、社内でどのような変化が生じましたでしょうか。

特に顕著な変化としては、電子化が円滑に行なわれるようになったため、キャビネットを専有していたカタログ等の紙類が溜まらなくなったことですね。

スタッフが電子化作業を行なう必要性もなくなったわけですから、通常業務に集中できるようになり、生産性も上がりました。

また、OCR処理によって検索することも可能なのが良いですね。商品名や商品型番などで検索することで、該当ページを簡単に見つけられるのが便利です。紙での保管よりも格段にアクセシビリティーが高まったと思います。

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ユーザープロフィール

会社名 株式会社ケルク電子システム
設立年月日 昭和59年6月27日
従業員数 13 名
ウェブサイト 株式会社ケルク電子システム
ご利用サービス パンフレットや冊子類の電子化