インターンシップ参加者の個人情報を記載したキャリアシートを電子化。

特定非営利活動法人エティック 野村学氏

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まずは電子化サービスご利用の経緯を教えて頂けますでしょうか。

当社では、1997年から学生向けインターンシップ事業を行なっています。ベンチャー企業を受け入れ先とするもので、すでに2500人以上もの学生が利用するプログラムに成長しています。
インターンシップに参加するにあたり、学生の方には専攻科目、得意分野、将来のキャリア目標などを「キャリアシート」に記入していただいています。

当社が悩んでいるものこそが、この「キャリアシート」の管理方法でした。
現在はパソコンで入力管理を行なっていますが、以前は、紙ベースのキャリアシートに記載してもらい、そのままの状態で保管していました。
冒頭でも述べましたが、インターンシップ事業を開始してからすでに15年以上が経過しています。当時の学生が社会人となり、次の新天地を求めて転職をしようという動きが出てきているのです。そして、当社にも相談が寄せられるようになりました。

このような場合には、やはり以前記入してもらったキャリアシートを事前に確認し、相談者のことを深く知りたいと考えています。
そこで、パソコンでの管理方法に切り換える以前の、紙のキャリアシートをデジタルに変換することで、いつでも簡単に過去の参加者の情報を得られるようにしたい、と考えました。

派遣社員にキャリアシートのスキャンをお願いしたこともありました。しかし、どうしてもスキャン作業自体に慣れていないことや、ほかの仕事もあらかじめ割り振られていますので、割高になりやすい傾向があったのです。
そもそも、繁閑期に応じて、派遣社員のいない時期もあります。そのような時には電子化が進まないという問題もありました。

このような背景があったことから、複製専門の業者にお願いしようと考えるようになったのです。

業者の選定ポイントについて~なぜスキャン専科を選んだのでしょうか~

もっとも重視したのは「信頼出来る業者かどうか」という点です。

私達がお願いするキャリアシートに記載されているのは、個人情報です。ですから、このような重要な書類についてもお任せできるかどうかを選定のポイントとしていました。

貴社の場合、警備体制が24時間有人監視という点が魅力です。また、スキャンされたPDFも一定期間後に削除処理が実施されていますよね。さらに、事務所に勤務しているスタッフの方とも秘密保持契約を締結しています。
このような点から、「情報を守る」という意識が強く、安心してお任せできるのでは、と考えたのです。

また、相談の際にも、貴社のご担当者から、キャリアシートのスキャンや個人情報の扱いについて、率直に考えや意見を言っていただき、好感が持てましたね。

実際に電子化サービスご利用後の満足度はいかがでしょうか。

ご依頼したのが繁忙期でしたから、納期は数日ほど遅れてしまいましたが、きれいにスキャンしていただけたので、大変満足しています。
かつて、派遣社員にスキャンをお願いしていた時には、やはり原稿の歪みや傾きなどがよく見られました。その点、貴社はやはり専門家ですから、このような不具合がなく、データもまっすぐきれいにスキャンされていました。

電子化による恩恵という点では、デジタル化の利便性を実感しております。
紙のキャリアシートの束から、該当する相談者のシートを探す手間が無くなることがどれだけ時間効率を上げているのか。

これから電子化出来るものはどんどん電子化していきたいと考えています。

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ユーザープロフィール

会社名 特定非営利活動法人エティック
設立年月日 1993年
従業員数 50 名
ウェブサイト 特定非営利活動法人エティック
ご利用サービス 書類の電子化