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第1弾 アーキビストインタビュー こんな時に便利! “OCR”
第1弾 アーキビストインタビュー こんな時に便利! “OCR”

「スキャニング」とは?

まずよく聞く「アーカイブ」からご説明します。「アーカイブ」とは、貴重な資料や文書などを保存して、後の世代へ繋いていくことです。保存する行為がスキャニングあるいはスキャンと呼ばれるもので、「紙の状態」で存在しているモノを「デジタル化」するために写し取る作業です。

例えば、各企業さまの創業時からの社内報から病院の患者さまのカルテ、明治時代やそれ以前の価値ある書物や資料など、紙の状態にあるものは、保存状態がどんなによくてもいつか劣化してしまいます。

それらの貴重な資料をデジタル化することでいつでも、パソコン上、もしくはデータベース上に変換して誰もが見やすい形にするのが、私たちアーキビストの仕事です。

いつも、どのような仕事をしていますか?

担当しているスキャン、検品作業に加えてマネージャーという立場では、スタッフの教育をしています。アーカイブという仕事に興味を持ってもらうところからスタートして、実務的なスキルを指導します。

スキャニングと言っても、媒体によって方法は違ってきます。スキャンするものが古い本なのか、一枚の紙なのか、昔の貴重な資料なのか、企業さまの書類なのか、元の紙(原稿)の状態に合わせて最適なスキャナーを選びます。誰にどの媒体を、どのスキャナーを使用してスキャンさせるかを決めるのも、私の仕事の一つです。

「スキルチェックシート」を作り、それぞれのスタッフが今、どんな仕事をどのくらいまでできるかを、一覧表にしているのですが、スタッフの頑張りが一目で分かり、モチベーションアップにもつながっていると感じています。最近話題になっている「仕事の見える化」を、私たちも取り入れています。

「断裁スキャン」や「非破壊スキャン」など、媒体によって違いはありますか?

「断裁スキャン」とは本の形になっている書籍などで、背表紙で綴じてあるものを切ることができるものをいいます。1枚ずつスキャナーに通して高速でスキャンできるので効率的です。

一方、貴重な資料など、替えのないものなどはもちろん断裁することはできません。そうしたものを「非破壊スキャン」といいますが、その際は一枚一枚、手でめくってスキャンしていきます。時間もコストも「断裁スキャン」よりかかりますが、きれいに正確に再現するため高性能な機材を使用し、お客さまの細かいご要望に応えられるよう、全力を尽くしています。

写真:アーキビスト

いくつかの機材を使い分けるとのことですが、スキャナーによって特性はありますか?

大きく分けて先ほどお話した「断裁スキャン」に使用する機械が二種類ほど、「非破壊スキャン」に適したものも二種類ほどあります。仮にスキャナーA・B・C・Dとすると、Aは早く大量に作業できるので、病院のカルテや法律関係の大量の書類など、データとして保存しておきたい大量の書類などのスキャニングに向いています。

Bですと、同じ「断裁スキャン」でも、例えば各企業さまの社内報や社史などを、創立記念としてまとめてDVDなどにして配る、というときなどに適しています。設定ができるのでより丁寧な仕上がりができます。一方、スキャナーCは古い資料など、再現性を求められるものや、綴じてあって切ることができない本や、冊子のスキャンに使用します。高性能で、精密機器を運ぶ業者でないと運べないような大きなものです。大変貴重な資料や持ち出し禁止のもので、こうした大型スキャナーでないと対応できない場合は、専門業者に運んでもらって、私どもが出向いて作業することも可能です。そしてDは、外へ持ち出すことができないものや病院のカルテ、ホチキスやクリップで止めてあるもの、学校などで配布する薄い冊子などに向いています。こちらは持ち運びが可能なので、私どもがご指定の場所に出向いて作業をすることができます。

スキャニングにかかる時間はケースバイケースですが、高速スキャナーで対応できるものでしたら数時間で終わる場合もありますし、非断裁スキャンで1枚ずつ手作業で行う場合は数か月もかかる場合もあります。先ほどお話ししたように、大きな機材を業者に運んでもらってお伺いすることも可能です。

「文書情報管理士上級」という資格を取得したそうですが、現在の仕事にどのように生かされていますか?

この資格は、1級、2級、上級とあるのですが、上級の資格は2018年夏に取得しました。
アーカイブの仕事を始めて7年ほど経ちますが、第三者に客観的に評価してもらいたかったのと、あとは何よりもお客さまに、より安心して仕事を任せていただきたいという思いで取得を目指しました。普段やっていることを体系立てて復習し、学べたことは大変有効でした。
近年では、お客さまのほうで、「文書情報管理士上級」の有資格者のいる会社に任せたいと指定がある場合も多いのです。

細心の注意で取り扱わなければならないスキャニングの仕事ですが、品質管理への取り組みの中で、
落丁やノイズなどの不備の発見から対応についてはどうですか?

落丁に関しては抜けがないよう、必ず最初と最後に数を確認します。さらにPDFになった状態で1ページずつ開いて、落丁、ノイズ、その他不備がないか目視で確認しています。スキャニングというと、とかく機械に任せておけば大丈夫なのでは、と思われがちですが、実際は想像以上に、人間の「目」と「手」でなければできない細やかな作業が必要になります。

一番難しかった仕事はどんなケースでしたか?

写真:アーキビスト

ご依頼いただくお仕事はすべてが「一期一会」といいますか、何ひとつ同じものはありませんので、毎回違った難しさがありますし、その分やりがいを感じています。ご要望も、「より早く」だったり、「古い資料で原稿が傷んでんでいるけれど、それをそのまま再現したい」だったり、「原稿の色と違ってもよいので見やすくしてほしい」……など、毎回違うので、まずはご希望に沿うよう、見やすくきれいに、高いクオリティをご提供していくため、スタッフ一丸となって取り組んでいます。

これからも、お客さまの大切な記録や資料の記録やデータ保存をお任せ頂くのですから、細心の注意で心をこめて作業していきたいと思っています。

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